Het openen van de envelop met de Whk-beschikking van de Belastingdienst zorgt bij menig organisatie voor acute zweethanden. De cijfers op deze beschikking bepalen namelijk de premie WGA-Whk en de Ziektewet Whk die je als middelgrote of grote werkgever moet betalen. Wanneer er ex-werknemers instromen in de Ziektewet of de WGA, kan deze premie zomaar stijgen tot in de tonnen. Een gigantische kostenpost die direct drukt op de winstgevendheid van je onderneming. Toch blijft de beheersing van dit dossier in de praktijk vaak hangen in een grijs gebied tussen de financiële administratie en de afdeling HR.
Om de schadelijke instroom effectief te beperken, moeten de controller en de HR-adviseur naadloos samenwerken. Beide disciplines kijken echter met een totaal andere bril naar dezelfde zieke werknemer. Waar de een naar de euro’s kijkt, focust de ander zich op de menselijke kant en de wetgeving. In dit artikel leggen we de rollen van deze twee sleutelfiguren bloot. We bespreken wat zij doen, wat zij zouden móéten doen en waar de kansen liggen voor een optimaal proces.
Wat doet de controller en wat doet de HR-adviseur?
In de huidige situatie opereren de controller en de HR-adviseur helaas te vaak als twee eilandjes op een eigen oceaan. De controller ontvangt de Whk-beschikking, schrikt van de stijgende percentages en boekt de kosten plichtsgetrouw in de begroting. Vervolgens vraagt deze cijferaar zich hardop af waarom de loonsomvrijstellingen of no-riskstatussen niet correct verwerkt lijken te zijn. De focus ligt hier puur op de harde data, de achteraf-controles en de impact op de cashflow.
De HR-adviseur daarentegen houdt zich bezig met de waan van de dag (even ongenuanceerd) op de werkvloer. Deze specialist begeleidt de zieke werknemers tijdens de eerste 104 weken van verzuim volgens de Wet verbetering poortwachter. Er worden plannen van aanpak gemaakt en er vinden gesprekken plaats met de bedrijfsarts. Zodra een medewerker echter met een Ziektewet-uitkering uit dienst gaat of instroomt in de WGA, verdwijnt diegene vaak uit het HR-vizier. Het dossier wordt gesloten en gearchiveerd, omdat de contractuele band immers is verbroken.
Wat er helaas misgaat op de werkvloer
Hoewel iedereen met de beste intenties werkt, gaat er in deze traditionele rolverdeling ontzettend veel mis. Het grootste probleem is dat de controller pas in actie komt als de financiële schade al is geleden. De Whk-beschikking kijkt namelijk altijd twee jaar achteruit; de premie van dit jaar is gebaseerd na de instroom van twee jaar geleden. Als de controller toen geen actie heeft ondernomen, betaal je nu de hoofdprijs.
Aan de andere kant mist de HR-adviseur vaak de financiële urgentie die de controller wel voelt. Omdat HR niet direct de koppeling ziet tussen een matig dossier en een stijging van de premie WGA-Whk, blijft cruciale winst liggen. Zo worden no-riskstatussen van het UWV niet altijd geregistreerd of geclaimd. Bovendien worden fouten van de Belastingdienst of het UWV, zoals een onterecht toegerekende ex-werknemer, simpelweg over het hoofd gezien. Kortom, er ontstaat een kostbaar gat in de opvolging door dit gebrek aan synergie.
Hoe het ideale proces eruitziet
Een optimaal schadelastbeheer vraagt om een actieve en gestructureerde samenwerking waarin beide partijen elkaar versterken. De controller moet niet alleen achteraf controleren, maar juist vooraf budgettaire kaders meegeven en proactief sturen op risicobeheersing. HR moet op haar beurt begrijpen dat een mislukt re-intergratietraject direct invloed heeft op de premie WGA-Whk van de organisatie.
In een perfect lopend proces trekken zij gezamenlijk op vanaf de eerste dag van langdurig verzuim. Zij controleren direct bij uitdiensttreding of er sprake is van een vangnetconstructie of no-riskpolis. Daarnaast controleren zij samen elk najaar de Whk-specificaties tot op de laatste komma. Hierbij controleert de controller de loonsomcijfers en de sectorindeling, terwijl de HR-adviseur controleert of de genoemde personen wel echt bij het bedrijf hebben gewerkt. Alleen door deze krachtenbundeling voorkom je dat je onterecht betaalt voor fouten van externe instanties.
De onmisbare meerwaarde van een arbeidsdeskundig onderzoek
Binnen dit geoptimaliseerde proces speelt het arbeidsdeskundig onderzoek een absolute hoofdrol om de instroom te blokkeren. Veel werkgevers zetten een arbeidsdeskundige pas in rond de eerste verzuimverjaardag, omdat de wet dit nu eenmaal voorschrijft. Dit is een gemiste kans, want een vroege analyse biedt juist de sleutel tot enorme schadelastbeperking. De arbeidsdeskundige kijkt objectief naar de mogelijkheden van de werknemer en weegt de belangen van de werkgever zorgvuldig mee.
Wanneer een werknemer dreigt uit te stromen richting de Ziektewet of de WGA, kan de arbeidsdeskundige direct adviseren over een passend spoor 2-traject. Dit re-integratietraject is er specifiek op gericht om duurzaam werk te vinden bij een andere werkgever. Door tijdig en adequaat een spoor 2-traject op te starten, voldoet de organisatie aan alle re-integratieverplichtingen. Hiermee voorkom je een loonsanctie van het UWV en verlaag je de kans op een langdurige instroom in de Werkhervattingskas aanzienlijk.
Waarom een specialist inschakelen bittere noodzaak is
De wet- en regelgeving rondom de sociale zekerheid wijzigt sneller dan het Nederlandse weer. Voor een controller of een allround HR-adviseur is het nagenoeg onmogelijk om alle finesses van de Ziektewet Whk en WGA bij te houden. Het tijdig indienen van een bezwaarschrift tegen een Whk-beschikking is bijvoorbeeld gebonden aan een keiharde deadline van zes weken. Mis je deze termijn, dan staat de onjuiste premie voor het hele jaar onherroepelijk vast.
- Voordelen van de samenwerking met een externe specialist:
- Directe toegang tot up-to-date kennis van wetgeving en UWV-procedures.
- Grondige en foutloze controle van de Whk-beschikking en achterliggende schadelast.
- Professionele begeleiding bij bezwaar- en beroepsprocedures tegen onterechte instroom.
- Onafhankelijk en daadkrachtig advies bij complexe spoor 2- en spoor 3-trajecten.
- Structurele verlaging van de loonkosten en minimale financiële risico’s.
Het inschakelen van een gespecialiseerde partij zoals Matchvermogen is daarom geen overbodige luxe, maar een strategische investering. Wij fungeren als de perfecte brug tussen jouw financiële administratie en de afdeling HR. Met onze expertise vissen we de fouten uit de beschikkingen en loodsen we je veilig door ingewikkelde re-integratieprocessen.
Kortom: kom vandaag nog in actie
Het beheersen van de premie WGA-Whk is geen soloproject voor de controller en ook geen exclusief feestje voor HR. Het is een gezamenlijke topsport die vraagt om scherpte, communicatie en specialistische kennis. Blijf dus niet afwachten tot de volgende blauwe envelop op de mat valt, maar neem de regie zelf in handen.
Wil je er zeker van zijn dat jouw organisatie niet te veel betaalt aan de Belastingdienst? Laat Matchvermogen je Whk-beschikking controleren of ondersteunen bij een bezwaar. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of vraag direct een offerte aan!
Direct meer informatie?
