Dit kwaliteitshandboek omvat:

Informatie over gegevensverwerking en privacybeleid
Informatie over onze klachtenprocedure
Informatie over kwaliteitsborging
Informatie over duurzaamheidsbeleid

1. Doel en reikwijdte

Dit kwaliteitshandboek en privacybeleid beschrijft hoe Matchvermogen B.V. omgaat met persoonsgegevens, kwaliteitsborging, klachtenafhandeling en procesmatige uitvoering van haar dienstverlening. Het is van toepassing op alle trajecten binnen het tweede spoor, derde spoor, outplacement, coaching, casemanagement en arbeidsdeskundig onderzoek. Het document bevat normen, procedures en waarborgen om te voldoen aan de AVG, ISO-normen, kwaliteitsdoelen en wettelijke kaders (zoals Wet verbetering poortwachter, Ziektewet, WIA).

2. Inleiding

Matchvermogen B.V. hecht groot belang aan zorgvuldige, transparante en wettelijk verantwoorde dienstverlening. Zowel op het gebied van privacy als kwaliteit streven wij naar een continue verbetering van processen. We maken gebruik van moderne en beveiligde systemen, werken met gecertificeerde partners en hanteren heldere procedures voor gegevensverwerking, klachtbehandeling en kwaliteitsbewaking. Daarnaast voeren wij doorlopende controles uit op naleving van wet- en regelgeving, interne protocollen en kwaliteitsstandaarden om de betrouwbaarheid en effectiviteit van onze dienstverlening te waarborgen.

3. Doel van gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van diensten die bij ons worden afgenomen:

re-integratietrajecten (zoals tweede en derde spoor);
coaching- en outplacementtrajecten;
casemanagement en dossieropbouw;
arbeidsdeskundig onderzoek en rapportages;
communicatie met opdrachtgevers (werkgevers, arbodiensten, bedrijfsartsen);
wettelijke verplichtingen (zoals de Wet verbetering poortwachter);
interne kwaliteitsbewaking en monitoring.
herbeoordelingen, bezwaar en beroep UWV

4. Grondslagen van verwerking

Wettelijke verplichting
Uitvoering van een overeenkomst en/of opdracht
Gerechtvaardigd belang
Toestemming van betrokkene (voor gevoelige gegevens of overdracht)

5. Registratie van gegevens

Gegevens worden vastgelegd in een beveiligde digitale omgeving. Dit betreft onder andere:

contact- en trajectgegevens;
functionele medische informatie (van bedrijfsarts: belastbaarheidsprofielen);
arbeidsmogelijkheden, beperkingen, werkervaring, opleidingen;
verslagen, plannen van aanpak, coachingrapportages overige documentatie;
logboeken en voortgangsmonitoring.

De digitale registratie en documentopslag vindt plaats via:

Arbeid.AI – een beveiligd platform voor rapportages, dossiervorming en monitoring (ontwikkeld door sevenlab.nl, conform ISO 9001); informatie wordt niet opgeslagen na gebruik van de Application Programming Interfaces (API’s) die gekoppeld zijn aan Gemini en OpenAI. Deze AI-diensten worden uitsluitend ingezet voor tijdelijke, functionele verwerking zoals het genereren van rapportonderdelen binnen Arbeid.AI. Er vindt geen structurele opslag van persoonsgegevens plaats via deze koppelingen, en alle verzoeken worden verwerkt conform de geldende AVG-richtlijnen en beveiligingsnormen. De verwerking is geanonimiseerd waar mogelijk en beperkt tot strikt noodzakelijke gegevens.

De werking houdt in dat de gebruiker binnen Arbeid.AI een opdracht of rapportonderdeel selecteert, waarna uitsluitend de noodzakelijke tekstuele input tijdelijk wordt doorgestuurd naar de beveiligde API van OpenAI of Gemini. Deze diensten genereren op basis van vooraf vastgestelde sjablonen en instructies een tekstuele uitkomst, die direct wordt teruggekoppeld naar het systeem zonder tussenopslag van gegevens door de AI-aanbieders. De gegenereerde informatie wordt vervolgens verwerkt in het rapport binnen Arbeid.AI, waar versiebeheer en logging actief zijn. De communicatie tussen Arbeid.AI en de AI-diensten is versleuteld en voldoet aan de strikte Europese privacyrichtlijnen. De AI-functionaliteit is uitsluitend beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers met een specifieke rol, en het gebruik wordt gemonitord op veiligheid en juist gebruik.

Google Drive en Gmail (EU)– bestandsopslag binnen Europese servers, beveiligd volgens ISO/IEC 27001 en 27018; deze normering garandeert onder meer veilige toegangscontrole, encryptie van gegevens, logging van toegangsacties en duidelijke afspraken over gegevensverwerking binnen de cloudinfrastructuur van Google. Matchvermogen B.V. maakt uitsluitend gebruik van zakelijke accounts met EU-datacenterbinding, en het delen van mappen of documenten is uitsluitend mogelijk voor bevoegde gebruikers met unieke toegangsrechten. Periodieke controles op toegangsrechten en gegevensstructuren worden uitgevoerd door de backoffice en directie.
Airtable – registratie van aanmeldingen, beveiligd volgens ISO/IEC 27001. Deze certificering borgt onder andere veilige datatoegang, continue monitoring, logging en incidentresponsprocedures. Airtable wordt uitsluitend gebruikt voor het vastleggen van minimale identificerende gegevens ten behoeve van aanmeldregistratie. Gegevens zijn enkel toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers via een zakelijke account met tweefactor-authenticatie. Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS 1.2 of hoger) en de toegang wordt periodiek geëvalueerd. Data worden opgeslagen binnen door Airtable beheerde infrastructuur die voldoet aan de Europese privacywetgeving. Daarnaast past Matchvermogen B.V. interne richtlijnen toe voor dataminimalisatie en toegang tot records, en worden gegevens na verwerking zo spoedig mogelijk verwijderd of gearchiveerd volgens bewaartermijnen.

6. Informatieplicht en transparantie
Betrokkenen worden bij de start geïnformeerd over:

het doel van gegevensverwerking;
bewaartermijnen;
rechten onder de AVG;
betrokken verwerkers en mogelijke derden;
klachtenprocedure;

Deze informatie wordt bij het maken van een afspraak overlegd middels het delen van het kwaliteitshandboek.

7. Beveiliging van gegevens

encryptie van data in transit en opslag;
beveiligde cloudomgeving;
twee-factor-authenticatie;
geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers;
verwerkersovereenkomsten;
periodieke controle en updates.

8. Gebruik van gegevens van derden

Gegevens van derden (zoals bedrijfsartsen of opdrachtgevers) worden uitsluitend vertaald naar relevante functionele informatie. Alleen noodzakelijke gegevens worden verwerkt en gerapporteerd, conform het doel.

9. Rechten van betrokkenen

Inzage, correctie of aanvulling
Verwijdering (voor zover wettelijk toegestaan)
Bezwaar tegen verwerking
Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken via: info@matchvermogen.nl

10. Communicatie en opnames

Opnames zijn alleen toegestaan met voorafgaande toestemming. Primair uitgangspunt is dat geen opnames worden gemaakt. Opnames zonder instemming worden verwijderd. Eventuele opnames dienen enkel voor kwaliteitsdoeleinden en worden niet gedeeld zonder noodzaak.

11. Bewaartermijnen

Dossiers: 2 jaar na afronding traject
Rapportages: max. 2 jaar
Financiële gegevens: 7 jaar
Opnames (indien gemaakt): max. 1 jaar, tenzij bezwaar of juridische procedure.

12. Datalekken

Worden binnen 72 uur gemeld aan Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. Intern melden bij directie of Functionaris Gegevensbescherming.

13. Rollen en toegang

Werkgever: aangeleverde gegevens en rapportages
Werknemer: eigen gegevens en rapportages
Coach/arbeidsdeskundige/casemanager: toegang tot toegewezen dossiers
Coördinator: toegang tot alle gegevens van dossiers
Backoffice: toegang tot administratie en P&O
Directie: toegang tot volledige architectuur, beheer en monitoring

Toegang is beveiligd en wordt periodiek geëvalueerd.

14. Verstrekking aan derden

Geen verstrekking zonder rechtsgrond of toestemming. Alleen indien noodzakelijk voor het traject of wettelijke verplichting.

15. Toestemming opdrachtgevers:

Bij het digitaal indienen van een trajectaanvraag via de website van Matchvermogen B.V. geeft de opdrachtgever toestemming voor gegevensverwerking, opdrachtverstrekking en akkoord op het privacybeleid zoals beschreven in het kwaliteitshandboek. Anderzijds is dit ook mogelijk via een vooraf opgestelde verwerkersovereenkomst.

16. Klachtenprocedure

1. Doel en reikwijdte

Deze klachtenprocedure legt vast op welke wijze cliënten, opdrachtgevers en andere belanghebbenden een klacht kunnen indienen over (de dienstverlening van) Matchvermogen B.V. en hoe de organisatie de klacht behandelt. Doel is een snelle, zorgvuldige en eerlijke afhandeling, waarbij hoor- en wederhoor, transparantie en privacy centraal staan.

Wij vragen begrip voor het feit dat een klacht grondig wordt onderzocht. Dit betekent dat wij met alle betrokken partijen in gesprek gaan om de klacht objectief te beoordelen. Complexe klachten of situaties waarin de context diepgaand moet worden geanalyseerd, kunnen enkele maanden vergen.

Een klacht kan leiden tot een verduidelijking van de aanpak, verbetermaatregelen of – indien noodzakelijk – een wissel van coach. Wisseling vindt uitsluitend plaats wanneer dit verantwoord is, en in overleg met alle betrokkenen. Een klacht betekent niet automatisch dat er sprake is van gegronde bezwaren; elke melding wordt inhoudelijk gewogen op feiten en proportionaliteit.

De klacht heeft geen invloed op de wettelijke strekking van het traject. Onze dienstverlening blijft gebaseerd op wetgeving zoals de Wet verbetering poortwachter, WIA en Ziektewet.

2. Definities

Klacht: uiting van ongenoegen over handelingen of gedragingen van Matchvermogen B.V. of haar medewerkers.
Klager: degene die de klacht indient.
Coach: medewerker op wie klacht betrekking heeft.
Klachtencoördinator: aangewezen functionaris die onafhankelijk optreedt en het proces bewaakt.

3. Indienen van een klacht

Vermeld naam en contactgegevens, beschrijving van het voorval, naam betrokken coach(es), gewenste uitkomst en bewijsstukken (PDF, DOCX, PNG, JPG, MP4; max. 10 MB).
Verstuur per e-mail (bij voorkeur versleuteld ZIP met wachtwoord via sms) naar info@matchvermogen.nl of per aangetekende post (adres op te vragen).

4. Termijnen

Ontvangstbevestiging: binnen 7 werkdagen
Start dossieranalyse: binnen 12 werkdagen
Driegesprek: binnen 8 weken
Besluitvorming: binnen 3 maanden
Nazorgcontrole: na circa 1 maand

Verlenging is mogelijk bij complexiteit, met schriftelijke toelichting.

5. Stappenplan

Registratie klacht met dossiernummer en contactinformatie
Vooronderzoek door klachtencoördinator
Driegesprek (klager – coach – coördinator)
Besluit door directie, schriftelijk vastgelegd
Nazorg en afsluiting, inclusief uitvoering van maatregelen

6. Rollen en verantwoordelijkheden

Klager: levert juiste informatie, werkt mee aan hoor/wederhoor
Coach: geeft zienswijze, zoekt mee naar oplossing
Klachtencoördinator: bewaakt proces en adviseert
Directie: neemt besluit en borgt opvolging
FG: toetst op privacyaspecten

7. Mogelijke uitkomsten

Gegrond: herstelmaatregel, excuses, nieuwe arbeidsdeskundige, training
Gedeeltelijk gegrond: deels erkenning, deels gemotiveerde afwijzing
Ongegrond: afwijzing met motivering

8. Uitsluitingen
Wij behandelen geen klachten over:

Medische of arbeidsdeskundige beoordelingen van derden
UWV-uitkomsten
Geen resultaat re-integratie door externe factoren
Vertragingen bij onvoldoende inzet van betrokkene
Richting van begeleiding binnen professionele ruimte
Inhoud rapportage (tenzij feitelijke onjuistheid)

Bij een verschil in visie tussen coach en betrokkene kan op verzoek een zienswijze worden toegevoegd als bijlage aan het rapport. De originele rapportage blijft ongewijzigd wanneer noodzakelijk voor lopende procedures of wetgevingstoepassingen.

18. Toezicht en actualisatie

Matchvermogen B.V. borgt de kwaliteit van haar dienstverlening door structureel toezicht en regelmatige actualisatie van interne processen, documentatie en samenwerkingsafspraken. Jaarlijks wordt het kwaliteitshandboek geëvalueerd en waar nodig aangepast. Het versiebeheer vindt plaats via het platform Arbeid.AI, waarbij updates centraal worden opgeslagen en beheerd. De actuele versie is beschikbaar op aanvraag of via onze website.

Kwaliteitsborging van onze specialisten Wij selecteren onze professionals – waaronder coaches, casemanagers en arbeidsdeskundigen – op basis van actuele vakkennis, ervaring en professionele registratie. Concreet betekent dit:

Onze coaches zijn geregistreerd bij NOBCO of vergelijkbare beroepsorganisaties, en werken conform de internationale Ethische Gedragscode voor coaching;
Onze casemanagers zijn geregistreerd bij het Register Casemanagement (RCCM) of beschikken over CPION-erkende opleidingen;
Arbeidsdeskundigen zijn aangesloten bij de NVvA en/of geregistreerd in het SRA (Stichting Register Arbeidsdeskundigen);
We toetsen nieuwe samenwerkingspartners op opleidingsniveau, gedragscode, privacykennis en praktijkervaring;
Er vindt interne toetsing plaats op opgestelde rapportages, communicatie en klantgerichtheid, met feedbackrondes en monitoring;
Actualisatie en intervisie worden gefaciliteerd via maandelijkse kennissessies en jaargesprekken met partners;
Nieuwe wet- en regelgeving wordt actief vertaald naar ons beleid en onze sjablonen, onder meer via actualisatie van dit handboek.

Deze combinatie van externe certificering en interne kwaliteitsborging garandeert een professioneel, zorgvuldig en transparant proces in al onze trajecten.

19. Overige informatie duurzaamheidsbeleid

Matchvermogen B.V. streeft ernaar om haar maatschappelijke verantwoordelijkheid serieus te nemen door duurzame bedrijfsvoering na te streven. Dit vertaalt zich in meerdere initiatieven en beleidskeuzes die bijdragen aan het beperken van onze ecologische voetafdruk en het bevorderen van sociaal verantwoord ondernemen.

Onze duurzame doelstellingen omvatten onder andere:

Digitale dienstverlening: zoveel mogelijk communicatie en documentatie gebeurt digitaal via beveiligde platforms als Arbeid.AI, Google Drive en Airtable, wat het papierverbruik minimaliseert;
Thuiswerken en hybride overleggen: we stimuleren onze medewerkers en coaches om waar mogelijk thuis te werken en digitale overleggen te voeren, wat reisbewegingen en CO2-uitstoot beperkt;
Verantwoorde inkoop: we kiezen voor samenwerkingen met leveranciers en ontwikkelpartners die werken volgens erkende milieunormen (zoals ISO 14001 en ISO 9001);
Efficiënt energieverbruik: onze kantoorlocatie maakt gebruik van energiezuinige verlichting, apparatuur en circulaire materialen waar mogelijk;
Langdurige inzetbaarheid: als specialist in re-integratie dragen wij maatschappelijk bij aan duurzame inzetbaarheid, het voorkomen van langdurige uitval en het faciliteren van een gezonde arbeidsmarkt;
Bewustzijn en educatie: wij informeren onze medewerkers actief over duurzame keuzes, zowel intern als in samenwerking met partners.

Matchvermogen B.V. evalueert haar duurzaamheidsbeleid periodiek en streeft ernaar om haar ecologische en maatschappelijke impact voortdurend te verbeteren.

20. Gebruik onderaannemers

Matchvermogen B.V. maakt gebruik van een flexibele schil van deskundige samenwerkingspartners om pieken in de werkdruk op te vangen en specifieke expertise in te zetten waar nodig. Deze onderaannemers – waaronder arbeidsdeskundigen, coaches en juridische specialisten – worden zorgvuldig geselecteerd op basis van hun kwalificaties, ervaring en gedeelde visie op kwaliteit, ethiek en privacy.

Wij hanteren heldere afspraken en contracten met al onze onderaannemers, inclusief geheimhoudingsverklaringen, verwerkersovereenkomsten (indien van toepassing) en kwaliteitsafspraken. De inzet van onderaannemers gebeurt uitsluitend op basis van concrete opdrachten, waarbij Matchvermogen B.V. verantwoordelijk blijft voor de regie, eindkwaliteit en afstemming met de opdrachtgever.

Voorkomen van schijnzelfstandigheid

Matchvermogen B.V. neemt actief maatregelen om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Zo:

formuleren wij opdrachten expliciet als projectmatig, afgebakend in tijd en resultaat;
werken onze partners op declaratiebasis zonder gezagsverhouding, maar met duidelijke samenwerkingsafspraken;
is er geen sprake van structurele afhankelijkheid of eenzijdige instructiebevoegdheid;
voeren wij regelmatig evaluaties uit met betrekking tot de zelfstandigheid, onafhankelijkheid en inzetduur van de opdrachtnemer;
gebruiken wij waar mogelijk modelovereenkomsten conform de Belastingdienst.

Wij waarborgen op deze manier dat zelfstandige professionals binnen onze organisatie op correcte en transparante wijze worden ingezet, zonder risico op (fiscale) herkwalificatie of juridische onduidelijkheid over de aard van de arbeidsrelatie.

Laatste versie: mei 2025

Contactgegevens
Matchvermogen B.V.
E-mail: info@matchvermogen.nl
Website: www.matchvermogen.nl