Het is een zonnige dinsdagmiddag op kantoor en er komt een e-mail binnen van HR met een bijlage: ‘ons nieuwe verzuimbeleid’. Je hebt geen tijd om alles door te lezen, maar als je het document vluchtig doorbladert, klinkt het al snel alsof verzuim een strak geregisseerd proces is met vaste regels, stappenplannen en modellen. Dat klinkt mooi, toch? Een helder beleid waarbij alles netjes volgens het boekje verloopt. Maar helaas, net als een eenhoorn in het wild bestaat de ideale verzuimende medewerker niet. Het idee dat je één beleid kunt schrijven dat voor iedereen werkt, is een illusie. Verzuim is nu eenmaal een ingewikkeld, individueel proces.
Het gevaar van de ‘ideale verzuimende medewerker’
Beleidsschrijvers willen graag orde scheppen in de chaos en dat is begrijpelijk. Het is aantrekkelijk om te denken dat wanneer je een strakke procedure opstelt, verzuimgevallen netjes in dat schema passen. Je kent de regels, iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, dus het werkt voor iedereen… toch?
Helaas werkt het niet zo. In veel verzuimbeleid zit impliciet de aanname dat er zoiets is als een ‘ideale verzuimende medewerker’. Iemand die precies volgens het boekje ziek wordt, zich precies op tijd beter meldt en altijd netjes binnen de gestelde kaders blijft. Maar mensen zijn geen robots; ze hebben hun eigen complexiteit. En die laat zich zelden vangen in een gestandaardiseerde aanpak.
Neem bijvoorbeeld het verschil tussen fysieke en mentale klachten. Een medewerker met een gebroken been zal over het algemeen vrij voorspelbaar herstellen. Maar wat doe je met een werknemer die opgebrand is door stress? Het eerstgenoemde lijkt misschien makkelijker te managen, maar schijn bedriegt. En dat is nog maar één voorbeeld van hoe divers verzuimsituaties kunnen zijn.
De realiteit van verzuim: één maat past niemand
Laten we even eerlijk zijn: verzuim is nooit één en hetzelfde verhaal. Er zijn net zoveel verschillende manieren waarop mensen ziek kunnen zijn als dat er mensen zijn. Van de medewerker die door een longontsteking twee weken uit de roulatie is, tot de werknemer die maandenlang kampt met mentale klachten. Of de collega die zijn rug verdraait tijdens het weekend klussen, maar op maandagochtend toch weer probeert in te loggen vanuit huis – tot hij beseft dat hij amper kan zitten.
Probeer maar eens een standaard beleid te schrijven dat voor al deze mensen werkt. Uniforme procedures lijken misschien logisch, echter doet een rigide aanpak zelden recht aan de complexe werkelijkheid van verzuim. Standaardbeleid kan leiden tot frustratie bij zowel medewerkers als werkgevers. Mensen voelen zich niet gezien of gehoord, wat vaak alleen maar tot langer verzuim of conflicten op de werkvloer leidt.
Verzuimbeleid: generalisatie is gevaarlijk
Het grootste gevaar van een algemeen verzuimbeleid is dat het mensen in hokjes probeert te duwen. Je zou kunnen zeggen dat het verzuimbeleid soms gebaseerd lijkt op fictieve karakters, in plaats van op echte mensen. Beleidsschrijvers bedoelen het vaak goed, maar ze vergeten dat verzuim áltijd persoonlijk is. Ieder mens reageert anders op ziekte, pijn of stress. Dat heeft vervolgens weer impact op de manier waarop iemand omgaat met werk. Het is geen one-size-fits-all-situatie.
We moeten ons afvragen: wie is deze ideale verzuimende medewerker eigenlijk? En waarom proberen we hem in verzuimbeleid steeds weer te vinden? De realiteit is dat er geen ‘standaard’ medewerker bestaat. De gevolgen van het opleggen van een rigide verzuimbeleid kunnen vergaand zijn. Een generiek, onpersoonlijk verzuimbeleid kan leiden tot onnodig lange verzuimtrajecten. Bijvoorbeeld doordat medewerkers zich niet gesteund voelen of omdat er te weinig ruimte is voor persoonlijke omstandigheden.
Het belang van maatwerk bij verzuim
Hier komt het belang van maatwerk naar voren. Verzuim vereist flexibiliteit, empathie en inzicht in de individuele situatie van de medewerker. Geen twee medewerkers zijn hetzelfde en geen twee verzuimtrajecten lopen gelijk. In plaats van vast te houden aan standaardprocedures, is het noodzakelijk om bij ieder verzuimgeval de persoonlijke omstandigheden, behoeften en mogelijkheden van de medewerker mee te nemen in de overwegingen.
Als arbeidsdeskundigen bij Matchvermogen zijn we hier scherp op. We kijken naar de unieke situatie van elke werknemer en helpen werkgevers bij het vinden van oplossingen die passen bij de specifieke omstandigheden. Wij geloven dat verzuimbeleid een richtlijn kan zijn, maar dat de echte kunst ligt in het vertalen van die richtlijnen naar de praktijk – en daar komt maatwerk om de hoek kijken.
Stel je voor: twee medewerkers melden zich ziek. De een kampt met een burn-out en de ander met een gebroken pols. Als werkgever zou je kunnen denken dat ze allebei ongeveer vier weken ziek zijn en ze dus op hetzelfde moment weer verwachten. Maar wie houdt er rekening mee dat de medewerker met een burn-out mogelijk meer tijd nodig heeft? Of dat hij misschien baat heeft bij een geleidelijke terugkeer, in plaats van ineens weer fulltime aan de slag te moeten?
De verborgen kosten van een verkeerd verzuimbeleid
Het hanteren van een rigide verzuimbeleid kan niet alleen leiden tot langere verzuimtrajecten, maar ook tot hogere kosten voor de werkgever. Niet alleen financieel, maar ook op het gebied van werkplezier, werkdruk en teamdynamiek. Een verzuimende medewerker die zich niet begrepen voelt, kan uiteindelijk langer uitvallen, wat leidt tot hogere kosten voor vervanging of ziekteverzuimuitkeringen.
Bovendien kan het gevoel van onbegrip en rigiditeit leiden tot frustratie bij zowel de werknemer als de werkgever, waardoor de arbeidsrelatie onder druk komt te staan. Dit heeft niet alleen impact op het welzijn van de medewerker, maar ook op de sfeer binnen het team en uiteindelijk op de productiviteit.
Wat kan er anders rondom verzuim?
Dus wat kunnen werkgevers en beleidsmakers doen om dit te voorkomen? Het begint met het erkennen dat verzuimbeleid geen keurslijf moet zijn, maar een flexibel raamwerk dat ruimte laat voor persoonlijke invulling. Het betekent luisteren naar medewerkers, begrip hebben voor hun situatie en hen actief betrekken bij hun herstelproces.
Werkgevers zouden meer moeten investeren in preventie en welzijn op de werkvloer, zodat ze niet alleen reageren op verzuim, maar ook anticiperen op mogelijke problemen. Daarnaast is het belangrijk om gebruik te maken van de expertise van arbeidsdeskundigen. Wij van Matchvermogen kunnen helpen bij het vertalen van beleidsdoelen naar individuele verzuimtrajecten en ervoor zorgen dat zowel de medewerker als de werkgever baat heeft bij een op maat gesneden aanpak.
Arbeidsdeskundig onderzoek en spoor 2
Nu we het belang van maatwerk in verzuimbeleid hebben besproken, is het goed om dieper in te gaan op een specifieke vorm van maatwerk: het arbeidsdeskundig onderzoek en spoor 2. Dit zijn cruciale onderdelen van langdurige verzuimtrajecten waarin standaard beleid vaak tekortschiet. Daar waar beleidsmakers graag uitgaan van een lineair proces waarin de medewerker na een paar weken simpelweg terugkeert naar de oude functie, is de realiteit vaak anders. Niet elke medewerker is na verzuim in staat om terug te keren naar zijn oorspronkelijke functie. Of dat nu fysiek, mentaal of qua werkdruk is.
Daar komt arbeidsdeskundig onderzoek om de hoek kijken. Dit onderzoek brengt op maat de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer in kaart. Zo kan bepaald worden of de medewerker in zijn huidige functie kan terugkeren, of dat spoor 2—het zoeken naar een passende functie buiten de huidige organisatie—noodzakelijk is. In het kader van een maatwerkbenadering is dit onderzoek essentieel, omdat het de werknemer centraal stelt, en niet het beleid.
Spoor 2 is vaak een verademing voor werknemers die niet binnen hun oude functie kunnen terugkeren. Hier gaat het om een nieuwe start, waarbij de arbeidsdeskundige samen met de werknemer onderzoekt wat realistisch en duurzaam is. Dit is maatwerk op zijn best: het voorkomt dat een werknemer gedwongen in een functie blijft waarin hij of zij niet meer kan functioneren en opent de deur naar nieuwe mogelijkheden op de arbeidsmarkt. Dit soort trajecten vereisen een scherpe blik en een diep begrip van de unieke situatie van elke werknemer; iets wat standaardbeleid simpelweg niet kan bieden.
Het ultieme maatwerk bij verzuim
Bij Matchvermogen zorgen wij ervoor dat zowel in spoor 1 (terugkeer naar de eigen functie) als in spoor 2 een goed afgestemde, persoonlijke aanpak wordt gehanteerd. Want, zoals eerder aangegeven, de ‘ideale verzuimende medewerker’ bestaat niet. Wat wél bestaat, is een gerichte aanpak die ervoor zorgt dat medewerkers op een gezonde, duurzame manier weer aan het werk kunnen, of dat nu binnen of buiten de organisatie is.
Conclusie: de ideale verzuimende medewerker bestaat niet
Laten we de mythe van de ‘ideale verzuimende medewerker’ doorprikken. Verzuim is te complex om in rigide kaders te vangen. Elke medewerker heeft een andere ervaring, behoefte en herstelproces. Het is tijd om standaard verzuimbeleid aan te passen aan de realiteit van vandaag. Maatwerk is geen luxe, het is een noodzaak.
Beleidsschrijvers en werkgevers moeten zich bewust zijn van de schade die algemene beleidsregels kunnen veroorzaken wanneer deze worden toegepast op individuen. Bij Matchvermogen staan we klaar om te helpen met advies, ondersteuning en maatwerkoplossingen. Want uiteindelijk draait het allemaal om het vinden van de beste oplossing voor elke unieke situatie.
Meer over ons? Neem contact op.
