De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), sinds mei 2018 van kracht, heeft een grote invloed gehad op hoe organisaties omgaan met persoonsgegevens. Voor arbeidsdeskundigen, die vaak werken met gevoelige informatie over werknemers, heeft de AVG specifieke implicaties. In dit artikel bespreken we niet alleen diepgaand de impact van de AVG op het uitvoeren van arbeidsdeskundige onderzoeken, maar ook hoe professionals in dit veld kunnen navigeren binnen de wettelijke kaders.
Wat is de AVG?
De AVG is een Europese regelgeving die bedoeld is om de privacyrechten van individuen te beschermen en de regels voor gegevensbescherming binnen de Europese Unie te harmoniseren. Het legt strenge eisen op aan organisaties die persoonsgegevens verwerken, inclusief transparantieverplichtingen, beveiligingsmaatregelen en rechten voor betrokkenen zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens.
Arbeidsdeskundig onderzoek en persoonsgegevens
Arbeidsdeskundigen verzamelen en analyseren een breed scala aan persoonsgegevens, waaronder:
- Identificatiegegevens: naam, adres, contactinformatie
- Medische gegevens: informatie over fysieke en mentale gezondheid
- Werkgerelateerde informatie: functie-eisen, arbeidsomstandigheden, prestaties
Medische gegevens vallen onder de speciale categorieën van persoonsgegevens die extra bescherming genieten onder de AVG. Dit betekent dat er daarom strengere voorwaarden gelden voor het verwerken van deze gegevens.
Impact van de AVG op arbeidsdeskundig onderzoek
Toestemming en rechtsgrondslag
Een van de belangrijkste aspecten van de AVG is dat er een geldige rechtsgrondslag moet zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor arbeidsdeskundig onderzoek zijn de volgende grondslagen relevant:
- Toestemming van de betrokkene: de werknemer geeft expliciet toestemming voor de verwerking van zijn of haar gegevens.
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst.
- Wettelijke verplichting: verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
- Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen, mits de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Het verkrijgen van expliciete toestemming is cruciaal, vooral bij het verwerken van medische gegevens. Zo moet toestemming vrijelijk worden gegeven en specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.
Transparantie en informatieplicht
De AVG vereist dat organisaties transparant zijn over hoe zij persoonsgegevens verwerken. Dit betekent dat arbeidsdeskundigen de werknemer moeten informeren over de doeleinden van de gegevensverwerking, de rechtsgrondslag voor verwerking, hoe lang de gegevens worden bewaard, met wie de gegevens worden gedeeld en wat de rechten van de betrokkene zijn. Deze informatie moet bovendien worden verstrekt in duidelijke en begrijpelijke taal.
Dataminimalisatie en beperkingen op doelbinding
Arbeidsdeskundigen moeten alleen die gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel van het onderzoek. Overbodige gegevensverzameling is immers in strijd met het principe van dataminimalisatie. Het gebruiken van de verzamelde gegevens voor andere doeleinden zonder aanvullende toestemming, is bovendien niet toegestaan.
Beveiliging van persoonsgegevens
Gezien de gevoeligheid van de te verwerken gegevens, moeten arbeidsdeskundigen adequate technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Dit omvat bijvoorbeeld encryptie van digitale gegevens en veilige opslag van fysieke documenten. Tevens dienen er beperkingen te zijn op toegang tot gegevens binnen de organisatie. Tot slot is het noodzakelijk om de beveiligingsmaatregelen regelmatig te evalueren.
Rechten van betrokkenen onder de AVG
Werknemers hebben onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Allereerst hebben zij het recht op inzage. Dit houdt in dat zij recht hebben om te weten welke gegevens worden verwerkt. Daarnaast is er het recht op rectificatie. Dit betekent dat werknemers het recht hebben om onjuiste gegevens te laten corrigeren. Bovendien hebben zij recht op verwijdering, ook bekend als het ‘recht op vergetelheid’. Zij hebben recht op beperking van verwerking, recht op gegevensoverdraagbaarheid en als laatste het recht op bezwaar, namelijk bezwaar tegen bepaalde vormen van gegevensverwerking. Arbeidsdeskundigen moeten procedures hebben om deze rechten effectief te honoreren.
Praktische uitdagingen en oplossingen met betrekking tot de AVG
Toestemming verkrijgen
In de praktijk kan het verkrijgen van geldige toestemming uitdagend zijn, vooral in situaties waar er een machtsongelijkheid bestaat tussen werkgever en werknemer. Om dit te reduceren:
- Zorg voor vrijwilligheid: toestemming mag niet worden afgedwongen of een voorwaarde zijn voor de dienst.
- Documenteer de toestemming: bewaar bewijs dat toestemming is gegeven, inclusief de verstrekte informatie.
Anoniem of gepseudonimiseerd werken
Waar mogelijk, kunnen gegevens worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd om de privacyrisico’s te verminderen. Dit betekent dat de gegevens niet herleidbaar zijn tot een individu zonder aanvullende informatie.
Samenwerking met derden
Arbeidsdeskundigen werken vaak samen met andere professionals, zoals artsen of therapeuten. Het delen van gegevens met derden moet zorgvuldig worden beheerd:
- Verwerkersovereenkomsten: sluit overeenkomsten met derden die toegang hebben tot de gegevens, waarin zij zich committeren aan AVG-compliance.
- Beperking van gegevensdeling: deel alleen de noodzakelijke gegevens en zorg voor beveiligde overdracht.
Bewaartermijnen
De AVG vereist om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Arbeidsdeskundigen moeten duidelijke bewaartermijnen definiëren en implementeren:
- Opstellen van een bewaarbeleid: documenteer hoe lang verschillende soorten gegevens worden bewaard en waarom.
- Regelmatige opschoning: voer periodieke controles uit om verouderde gegevens te verwijderen.
Ethische overwegingen
Naast wettelijke vereisten zijn er bovendien ethische overwegingen bij het verwerken van gevoelige persoonsgegevens:
- Vertrouwelijkheid: respecteer de privacy van de werknemer en behandel alle informatie als vertrouwelijk.
- Transparantie: wees open over het doel van het onderzoek en het gebruik van de gegevens.
- Respect voor autonomie: erken de rechten en keuzes van de werknemer in het proces.
Gevolgen van het niet naleven van de AVG
Het niet voldoen aan de AVG kan leiden tot ernstige gevolgen, zoals boetes tot wel 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Bovendien kan er reputatieschade ontstaan door het verlies van vertrouwen bij cliënten en partners. Ook kunnen er juridische acties worden ondernomen, met de mogelijkheid van rechtszaken door betrokkenen.
AVG aanbevelingen voor arbeidsdeskundigen
Training en bewustwording
Volg trainingen over de AVG en gegevensbescherming en houd medewerkers op de hoogte van hun verantwoordelijkheden.
Implementatie van beleid en procedures
Ontwikkel en onderhoud een duidelijk privacybeleid en bereid een incident response plan voor om adequaat te reageren op datalekken.
Regelmatige audits
Voer regelmatig compliance audits uit om naleving te controleren en identificeer en adresseer potentiële risico’s in gegevensverwerking.
Toekomstperspectieven op het gebied van AVG
De aandacht voor gegevensbescherming zal naar verwachting blijven groeien. Technologische ontwikkelingen zoals AI en machine learning brengen nieuwe uitdagingen en mogelijkheden met zich mee voor het arbeidsdeskundig onderzoek. Zo wordt het implementeren van sterke data governance-praktijken steeds belangrijker. Ook zijn de overwegingen over het ethisch gebruik van technologie in het verwerken van persoonsgegevens zeer relevant.
Conclusie
De AVG heeft dus een significante impact op het uitvoeren van arbeidsdeskundige onderzoeken. Het brengt verantwoordelijkheden met zich mee die verder gaan dan wettelijke naleving; het gaat ook om het opbouwen van vertrouwen en het respecteren van de rechten van individuen. Door proactief te zijn in het implementeren van AVG-conforme praktijken, kunnen arbeidsdeskundigen niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook de kwaliteit en integriteit van hun werk verbeteren.
Kortom, het is essentieel voor professionals in dit veld om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op het gebied van gegevensbescherming en om continu te werken aan het verbeteren van hun processen. Zo kunnen ze bijdragen aan een eerlijke, transparante en respectvolle behandeling van alle betrokkenen in het arbeidsdeskundig onderzoek.
Meer over ons? Neem contact op.
