Hoe gaan arbeidsdeskundigen eigenlijk om met persoonsgegevens? En hoe zorgen ze ervoor dat ze voldoen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Deze vragen zijn tegenwoordig relevanter dan ooit, vooral gezien de toenemende aandacht voor privacy in onze digitale samenleving. Arbeidsdeskundigen hebben een belangrijke rol, waarbij ze dagelijks gevoelige informatie verwerken. Hoe zorgen zij ervoor dat die informatie op een veilige manier wordt behandeld? Laten we dit onderwerp in detail verkennen.
De kern van het werk van een arbeidsdeskundige
Om te begrijpen hoe arbeidsdeskundigen omgaan met persoonsgegevens, is het belangrijk om te weten wat zij precies doen. Arbeidsdeskundigen zijn experts in arbeid en gezondheid. Ze beoordelen of iemand in staat is om te werken, hoe dat het beste kan en onder welke voorwaarden. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid of re-integratieprocessen. Het doel van hun werk is mensen helpen om terug te keren naar werk of om te beoordelen in hoeverre iemand nog in staat is om zijn of haar werk uit te voeren.
Bij deze processen komt veel persoonlijke informatie kijken, zoals medische gegevens, arbeidsverleden en sociaal-economische omstandigheden. Deze informatie wordt aangeduid als persoonsgegevens en kan zeer gevoelig zijn. Daarom moeten arbeidsdeskundigen zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan, en dat is waar de AVG om de hoek komt kijken.
Wat zijn persoonsgegevens precies?
Volgens de AVG zijn persoonsgegevens alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een individu. Dit omvat informatie zoals:
- Naam en adresgegevens
- Geboortedatum
- BSN (Burgerservicenummer)
- Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres
- Medische gegevens (zoals ziekteverleden, behandelingen, medicatiegebruik)
- Financiële gegevens (zoals salaris, uitkeringen)
In het werk van arbeidsdeskundigen gaat het vooral om medische en werkgerelateerde informatie. Deze gegevens zijn extra gevoelig en vallen onder de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’, die onder de AVG extra beschermd zijn. Maar wat houdt dat precies in voor arbeidsdeskundigen?
De AVG in een notendop
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds 2018 de standaard in de Europese Unie voor de bescherming van persoonsgegevens. De wet stelt strenge eisen aan hoe bedrijven en organisaties, waaronder arbeidsdeskundigen, omgaan met persoonsgegevens. De AVG is er om de privacy van individuen te beschermen en om te zorgen dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonlijke gegevens.
Voor arbeidsdeskundigen betekent dit dat ze niet zomaar gegevens mogen verzamelen, opslaan of delen. Ze moeten altijd toestemming vragen, gegevens beveiligen en ervoor zorgen dat deze alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Hoe gaan arbeidsdeskundigen om met persoonsgegevens?
Arbeidsdeskundigen verwerken persoonsgegevens op een zeer zorgvuldige manier, waarbij ze voldoen aan de eisen van de AVG. Dit betekent concreet dat ze de volgende stappen ondernemen:
1. Toestemming vragen
Voordat een arbeidsdeskundige persoonsgegevens kan verwerken, moet er toestemming worden gegeven door de persoon in kwestie. Dit geldt zeker voor bijzondere persoonsgegevens. Zonder expliciete toestemming kan een arbeidsdeskundige deze informatie niet gebruiken of doorgeven aan bijvoorbeeld de werkgever. Toestemming wordt via de werkgever verleend (meestal middels een verwerkersovereenkomst) via ons aanvraagformulier.
2. Beperking van gegevensverzameling
De AVG stelt dat er niet meer gegevens verzameld mogen worden dan strikt noodzakelijk. Voor een arbeidsdeskundige betekent dit dat hij of zij alleen gegevens verzamelt die direct relevant zijn voor de beoordeling van het werkvermogen. Het is dus niet toegestaan om bijvoorbeeld meer gedetailleerde informatie op te vragen dan nodig is voor het onderzoek. Dit bedreft nooit medische informatie.
3. Delen van gegevens
In veel gevallen moeten arbeidsdeskundigen rapporten opstellen voor werkgevers, bedrijfsartsen of andere betrokkenen. Het delen van persoonsgegevens moet echter op een veilige manier gebeuren, en alleen met degenen die daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Ook hier is het belangrijk dat de betrokken persoon op de hoogte is van welke gegevens worden gedeeld en met wie.
4. Beveiliging van gegevens
Arbeidsdeskundigen moeten ervoor zorgen dat de persoonsgegevens die zij verwerken, goed beveiligd zijn. Dit betekent dat zij gebruik moeten maken van veilige software en systemen, en dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de gegevens. Daarnaast moeten papieren dossiers veilig worden opgeslagen en beschermd worden tegen onbevoegden. Matchvermogen maakt gebruik van beveiligde aanvraagformulieren, SSL mailverbinding en gecertificeerde systemen om optimale veiligheid te waarborgen.
5. Gegevens minimalisatie
Een van de principes van de AVG is dat organisaties zo min mogelijk gegevens opslaan en verwerken. Arbeidsdeskundigen moeten zich ook aan dit principe houden. Dit betekent dat zodra gegevens niet meer nodig zijn, ze moeten worden verwijderd of geanonimiseerd. Het doel is om de hoeveelheid opgeslagen persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Gezien de gegevens in relatie staan tot re-integratie mogen gegevens maximaal 5 jaar worden bewaard.
6. Transparantie
Een belangrijk onderdeel van de AVG is dat personen altijd moeten weten wat er met hun gegevens gebeurt. Arbeidsdeskundigen moeten duidelijk uitleggen welke gegevens zij verzamelen, waarom ze die gegevens nodig hebben en hoe ze worden gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een duidelijke privacyverklaring.
De uitdagingen voor arbeidsdeskundigen
Werken binnen de kaders van de AVG kan voor arbeidsdeskundigen soms een uitdaging zijn. Aan de ene kant willen zij zo goed mogelijk advies geven over de werkgeschiktheid van een werknemer, maar aan de andere kant moeten ze zorgvuldig omgaan met gevoelige gegevens. Bovendien kan het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische informatie) extra complex zijn, omdat de AVG hiervoor strenge eisen stelt.
Een ander struikelblok is dat arbeidsdeskundigen soms gegevens moeten delen met verschillende partijen, zoals werkgevers, bedrijfsartsen en andere specialisten. Dit moet altijd gebeuren met inachtneming van de AVG. Dit betekent bijvoorbeeld dat er voor elk rapport en voor elke vorm van gegevensdeling toestemming moet zijn, en dat die gegevens beveiligd moeten worden tijdens het verzendproces. Soms belemmerd dit de communicatie tijdens een proces en moet een medewerker keer op keer zijn verhaal vertellen. Dit is soms een grote frustratie, maar heeft dus te maken met de strenge veiligheidseisen.
Tips voor werknemers: hoe blijf je op de hoogte?
Als werknemer heb je ook een belangrijke rol in het bewaken van je eigen privacy. Hier zijn een paar tips om je persoonsgegevens te beschermen wanneer je met een arbeidsdeskundige te maken krijgt:
- Lees de privacyverklaring – Vraag altijd naar de privacyverklaring van het bureau of de arbeidsdeskundige waarmee je te maken hebt. Hierin staat precies welke gegevens worden verzameld, waarom en hoe deze worden gebruikt.
- Vraag om inzage – Je hebt altijd het recht om te vragen welke gegevens van jou zijn opgeslagen. Dit heet het recht op inzage. Mocht je het gevoel hebben dat bepaalde gegevens onjuist zijn, dan kun je vragen om correctie.
- Toestemming intrekken – Heb je eerder toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, maar wil je dit intrekken? Dit is altijd mogelijk. Arbeidsdeskundigen moeten deze wens respecteren en de verwerking van jouw gegevens stoppen, tenzij er een juridische grondslag is om dit niet te doen.
- Wees kritisch bij het delen van gegevens – Geef niet zomaar al je gegevens weg. Vraag altijd waarom een arbeidsdeskundige bepaalde informatie nodig heeft en wees terughoudend met het delen van gevoelige informatie als dat niet noodzakelijk is.
Conclusie: zorgvuldigheid en privacy hand in hand
Arbeidsdeskundigen hebben een verantwoordelijke taak als het gaat om het omgaan met persoonsgegevens. Ze verwerken immers dagelijks gevoelige informatie, waaronder medische en werkgerelateerde gegevens. Door zich te houden aan de AVG, zorgen zij ervoor dat de privacy van werknemers gewaarborgd blijft. Dit betekent dat zij zorgvuldig omgaan met het verzamelen, opslaan en delen van persoonsgegevens, waarbij de rechten van de betrokkenen altijd centraal staan.
De AVG biedt niet alleen bescherming, maar ook duidelijkheid en transparantie. Zowel arbeidsdeskundigen als werknemers hebben er baat bij dat gegevens op een verantwoorde manier worden behandeld. Alleen zo kan er een vertrouwensrelatie ontstaan die nodig is voor een goed arbeidsdeskundig onderzoek.
Meer over ons? Neem contact op.
