Wanneer de Whk-beschikking op de mat valt, is dat niet het startsein voor de administratie, maar de ultieme lakmoesproef voor je interne organisatie. Zie de beschikking van de Belastingdienst als een wekelijkse kassabon van een supermarkt: als je pas bij de uitgang controleert of de kortingen zijn verrekend, loop je achter de feiten aan. Een foutloze afhandeling van de Werkhervattingskas (Whk) vraagt om een feilloze samenwerking tussen finance, HR en externe specialisten.
Veel bedrijven verliezen duizenden euro’s omdat dit proces versnipperd is. HR weet welke medewerker ziek is, maar ziet de financiële schade pas twee jaar later terug. Finance ziet de premiepercentages stijgen, maar heeft geen flauw idee welke medische dossiers hierachter schuilen. In dit artikel leggen we de blauwdruk neer voor een waterdicht intern Whk-proces en laten we zien hoe je de rollen binnen je organisatie scherp verdeelt. Tevens wanneer je het proces van bezwaar op de WHK moet uitsteden of juist niet.
De blauwdruk van het interne Whk-proces en WHK beschikking
Een effectief beheer van de Whk-gelden rust op een doorlopende cyclus. Je kunt dit proces opdelen in vier strategische fasen die elkaar continu opvolgen.
| Procesfase | Timing | Hoofdverantwoordelijke | Kernactiviteit | Doelstelling |
| 1. De Poortwachter | Continu (bij uitdiensttreding) | HR & Salarisadministratie | Registreren van no-riskpolissen, ziekmeldingen en de exacte status bij uitdiensttreding. | Voorkomen dat onterechte dossiers later in de Whk-pot belanden. |
| 2. De Matchfase | November / December (bij ontvangst) | Corporate Controller | Controleren van de loonsomklasse en de BSN-instroomlijst matchen met HR-data. | Het opsporen van administratieve en cijfermatige fouten van de Belastingdienst. |
| 3. De Correctiefase | Binnen 6 weken na dagtekening | Controller & Arbeidsdeskundige | Indienen van een formeel bezwaarschrift en opstarten van medisch-inhoudelijke checks. | Het afdwingen van een premiecorrectie en het terugvorderen van liquide middelen. |
| 4. De Schadelastbeheersing | Continu (lopende het jaar) | Arbeidsdeskundige (Matchvermogen) | Uitvoeren van herbeoordelingen (UWV) en actieve re-integratie van ex-werknemers. | De lopende instroom direct bij de bron stoppen of verkorten. |
1. De Poortwachtersfase (Continu proces door HR)
Het proces begint op de dag dat een medewerker ziek uit dienst gaat. HR moet op dat moment een ‘Whk-signaal’ aanmaken in het personeelssysteem. Gaat het om een tijdelijk contract? Is er sprake van een no-riskpolis vanuit het UWV? Deze data moet directè·¯vaststaan. Zonder deze input tast de financiële afdeling later volledig in het duister.
2. De Matchfase (November/December door Finance)
Zodra de Belastingdienst de WHK beschikking stuurt, start de controller de data-analyse. De controller vraagt direct de onderliggende instroomlijst (de specificaties) op. Vervolgens legt de controller deze BSN-nummers naast de historische verzuimlijsten van HR uit het referentiejaar (dat altijd twee jaar in het verleden ligt). Elk nummer dat niet matcht, is een potentiële besparing.
3. De Correctiefase (Binnen 6 weken na dagtekening)
Als er discrepanties zijn, treedt het escalatieprotocol in werking. De controller kwantificeert de financiële afwijking, terwijl een externe arbeidsdeskundige de inhoudelijke onderbouwing levert. Samen stellen zij het bezwaarschrift op richting de Belastingdienst om de premiecorrectie af te dwingen.
De controller als regisseur van de schadelast
Wie trekt de kar in dit proces? De aangewezen regisseur is de controller. Te vaak verschuilen finance en HR zich achter elkaar als het over de Whk-beschikking gaat. Finance claims dat ze de medische achtergrond niet kennen, terwijl HR aangeeft geen verstand te hebben van belastingtechnische premieberekeningen.
De rol van de controller: De controller overbrugt dit gat. Als bewaker van de cashflow is hij of zij verantwoordelijk voor de totale schadelastbeheersing. De controller rekent uit of de Belastingdienst de juiste loonsomklasse hanteert en controleert of de sectorindeling nog wel up-to-date is met de huidige bedrijfsactiviteiten.
Bovendien richt de controller het dashboard in waarmee de directie kan zien wat de misgelopen schadelast het bedrijf daadwerkelijk kost. De controller stuurt HR aan op basis van harde cijfers: “Elke medewerker die we nu zonder sluitend dossier ziek uit dienst laten gaan, kost ons over twee jaar mogelijk een ton aan Whk-premie.”
Communicatie met de Belastingdienst en de premiecorrectie
Zodra de interne controle fouten aan het licht brengt, start het formele traject met de Belastingdienst. Het indienen van een bezwaar is aan strikte formele regels gebonden. Je hebt wettelijk exact zes weken de tijd na de dagtekening van de beschikking. Dit betekent dat jouw interne keten direct na ontvangst op topsnelheid moet draaien.
Een succesvol bezwaar leidt tot een officiële premiecorrectie. De Belastingdienst stuurt een herziene beschikking met een verlaagd premiepercentage. Dit heeft direct impact op de lopende salarisadministratie. De controller zorgt ervoor dat de salarisadministrateur correctienota’s indient voor de loonaangiften van het lopende jaar. Hierdoor claim je de te veel betaalde euro’s direct terug, wat een directe boost geeft aan het werkkapitaal van de onderneming.
Waar de cijfers stoppen: de arbeidsdeskundige van Matchvermogen
Een controller kan de cijfers matchen, maar kan niet beoordelen of een ex-werknemer medisch gezien wel terecht in de Werkhervattingskas is geplaatst. Richt je interne proces voor de WHK beschikking effectief in. Daar stopt de expertise van finance en begint de onmisbare waarde van de arbeidsdeskundige WHK controle en bezwaarspecialist.
Onze arbeidsdeskundigen duiken in de achterliggende verzuim- en re-integratiedossiers. Wij controleren bijvoorbeeld of het UWV wel de juiste stappen heeft gezet tijdens de WIA-beoordeling. Is er sprake van een no-riskpolis die over het hoofd is gezien? Of is de ex-medewerker inmiddels al lang weer ergens anders aan het werk, waardoor zijn benuttingspercentage is gewijzigd?
Door een arbeidsdeskundig onderzoek te koppelen aan de financiële data van de controller, bouwen we een ijzersterk bezwaardossier op. Bovendien kunnen we via actieve re-integratie (Spoor 2) of het aanvragen van een herbeoordeling de lopende instroom direct stopzetten. Zo pak je de instroom aan bij de bron, in plaats van achteraf de pleisters te plakken.
Direct meer informatie?
