Kort antwoord: een dossierchecklist vóór je een arbeidsdeskundige inschakelt is een GO/NO-GO voor casemanagers. Je checkt of de Poortwachter-documenten, de onderzoeksvraag en de niet-medische feiten klaarstaan, zodat het arbeidsdeskundig onderzoek niet stilvalt of half onderbouwd start. Timing (week 42 vs 52) hoort hier niet bij; dat staat apart.
Deze checklist is bedoeld voor casemanagers en HR die een register-arbeidsdeskundige willen inkopen. Je voorkomt dat je te vroeg of te vaag inkoopt, terwijl het dossier nog gaten heeft. Voor het onderzoek zelf zie arbeidsdeskundig onderzoek.
Dossier klaar? Of eerst 15 minuten sparren?
We kijken kosteloos mee of je GO hebt voor inkopen, of dat je eerst documenten moet afronden. Geen verkooppraatje: als een onderzoek nu niet zinvol is, hoor je dat ook.
✓ Register-AD ✓ UWV-proof ✓ Landelijke dekking ✓ Vaste prijs vanaf € 999
Offerte aanvragen 15 min. sparren Naar AD-onderzoekWaarom eerst het dossier, en pas daarna de AD inkopen?
Een arbeidsdeskundige beoordeelt mogelijkheden in eigen of ander werk op basis van belastbaarheid, functie en wat al is gedaan in re-integratie. Zonder actuele, complete dossierstukken wordt het gesprek een inventarisatie in plaats van een onderbouwd oordeel. Dat kost tijd, geld en soms een tweede ronde.
Voor UWV en Poortwachter telt niet alleen dát er een AD-rapport is, maar of het steunt op wat in het dossier al had moeten staan: probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen en een heldere vraag. Inkopen zonder die basis is vaak een NO-GO, ook als de klok al tikt.
Minimale documentenset vóór je inkoopt
Gebruik dit als checklist. Groen = aanwezig en actueel. Oranje = aanwezig maar verouderd of onduidelijk. Rood = ontbreekt. Bij rood of veel oranje: eerst afronden, dan pas offerte of planning.
1. Probleemanalyse
De probleemanalyse (vaak rond week 6) beschrijft knelpunten in werk, belastbaarheid en re-integratie tot dan toe. Zonder deze basis mist de AD de rode draad van het dossier. Check of die er is, of die nog klopt met de huidige situatie, en of later bijstellingen logisch aansluiten.
2. Plan van aanpak en bijstellingen
Het plan van aanpak en de bijstellingen laten zien welke afspraken, doelen en interventies al zijn geprobeerd. De AD moet kunnen zien wat spoor 1 al heeft opgeleverd. Een leeg of stilstaand plan zonder uitleg is een NO-GO-signaal: eerst actualiseren of toelichten waarom stilstand terecht was.
3. Actuele bedrijfsartsinformatie over belastbaarheid (zonder medische details)
De AD heeft geen medisch dossier nodig. Wel een actuele, niet-medische weergave van belastbaarheid en beperkingen voor werk (bijvoorbeeld via FML of een heldere terugkoppeling van de bedrijfsarts). Verouderde of ontbrekende belastbaarheidsinfo maakt ieder oordeel over eigen of ander werk onzeker.
4. Functieprofiel, taken en werkomstandigheden
Zonder actuele taakomschrijving, uren, fysieke/mentale eisen en werkomstandigheden kan de AD eigen werk niet toetsen. Lever functieprofiel of takenlijst, plus wat er al is aangepast (uren, taken, werkplek). Hoe concreter, hoe sneller een UWV-proof onderbouwing.
5. Contracturen, salarisindicatie en eventuele loonwaarde-context
Voor oordeel over passend werk en soms loonwaarde-aspecten zijn contracturen en een helder beeld van de functie nodig. Heb je al een apart loonwaardevraagstuk, houd die vraag apart van de Poortwachter-AD-vraag. Twijfel over trajectkeuze? Zie onze beslisgids of spar eerst kort.
6. Status 42e-weeksmelding en dossierfase
Noteer of de 42e-weeksmelding is gedaan, en in welke fase het dossier zit. Dat is geen timingadvies (dat staat op de week-52-pagina), maar wél context voor de AD: wat is al gemeld, wat staat nog open, en welke beslismomenten naderen. Zonder die status mist de intake cruciale context.
7. Scherpe onderzoeksvraag
Formuleer vóór de offerte wat je wilt weten. Voorbeelden: is eigen werk (nog) passend gegeven de belastbaarheid? Welke aanpassingen zijn redelijk? Is spoor 2 aan de orde? Zonder vraag koop je een breed traject in en krijg je een breed, minder bruikbaar rapport.
GO / NO-GO: wanneer wel of niet inkopen
GO als minimaal aanwezig zijn: actuele belastbaarheidsinfo (niet-medisch), functie/taken, probleemanalyse of gelijkwaardige dossierlijn, plan van aanpak met zicht op wat is geprobeerd, status 42e week/fase, en een concrete onderzoeksvraag. Dan kan een register-AD snel starten en UWV-proof opleveren.
NO-GO of wacht als belastbaarheid ontbreekt of maanden oud is, er geen taakbeeld is, het plan van aanpak stilstaat zonder uitleg, of je alleen “iemand laten meekijken” wilt zonder vraag. Rond die gaten eerst af met bedrijfsarts, leidinggevende of arbodienst. Inkopen om “iets te doen” terwijl het dossier rood staat, levert zelden een bruikbaar rapport op.
Oranje zone: documenten bestaan, maar zijn incompleet. Plan dan een korte intake of 15 minuten sparren. Wij zeggen eerlijk of je eerst moet bijwerken of dat we met een scherpe scope wél kunnen starten.
Wat je wél deelt met de AD, en wat onder medisch geheim blijft
Deel: niet-medische belastbaarheid en beperkingen voor werk, functie en taken, re-integratiehistorie (plan, bijstellingen, interventies), contract/uren, onderzoeksvraag, en relevante correspondentie over werk en inzetbaarheid. Deel geen diagnose-details, behandelverslagen of andere medische stukken die onder medisch geheim vallen, tenzij de juiste route via de bedrijfsarts dat toelaat.
Twijfel je of iets mag? Vraag de bedrijfsarts om een werkbare, niet-medische samenvatting. Dat beschermt privacy én geeft de AD genoeg om te oordelen. Matchvermogen werkt als register-arbeidsdeskundige landelijk en levert UWV-proof rapportages zonder medische dossiers te hoeven inzien.
Timing en gespreksvoorbereiding: waar elders te lezen
Deze pagina gaat over dossierklaarheid vóór inkopen, niet over wanneer in de verzuimkalender je moet starten. Voor week 42 versus week 52 en het moment van inschakelen: wanneer schakel je een arbeidsdeskundige in vóór week 52.
Voor de praktische voorbereiding van het gesprek zelf (wie belt wie, welke vragen, valkuilen in de afspraak): zie de checklist arbeidsdeskundig onderzoek als praktijkverhaal over voorbereiding. Eerst dossier-GO, dan timing, dan gespreksprep.
Klaar voor offerte, of twijfel je nog over GO?
Stuur je checklist-status mee bij de offerteaanvraag, of plan eerst een kort gesprek. Zo starten we alleen als het dossier er klaar voor is.
Offerte aanvragen Plan 15 min callVeelgestelde vragen (casemanagers)
Moet elk document perfect zijn vóór ik een AD inkoop?
Nee. Wel actueel genoeg om een scherpe vraag te beantwoorden. Ontbrekende belastbaarheid of geen taakbeeld is meestal een harde NO-GO. Kleine gaten kun je tijdens de intake afspreken, als de kern er staat.
Mag ik medische diagnoses doorsturen naar de arbeidsdeskundige?
In de regel niet. Deel niet-medische belastbaarheid en beperkingen voor werk via de bedrijfsartsroute. Diagnoses en behandelinfo horen onder medisch geheim, niet in de AD-mailbox.
Wat als de 42e-weeksmelding nog niet is gedaan?
Noteer de status en pak de melding op volgens jullie Poortwachter-proces. Dat is geen reden om blind een AD in te kopen, en ook geen reden om dossierklaarheid over te slaan. Voor timing rond week 52: zie de week-52-pagina.
Verschilt deze checklist van de gesprekschecklist?
Ja. Dit is GO/NO-GO vóór inkopen (documenten en beslismomenten). De praktijkchecklist gaat over voorbereiding van het gesprek zelf. Gebruik beide in die volgorde.
Kan Matchvermogen meekijken of ik GO heb?
Ja. Plan 15 minuten via Calendly of vraag een offerte met korte toelichting van wat er wel/niet klaarstaat. Wij zijn register-AD, werken landelijk en leveren UWV-proof rapportages.
Wat kost een arbeidsdeskundig onderzoek als ik GO heb?
Vaste prijs vanaf € 999 voor een volledig traject, rapport vaak binnen circa 2 weken. Exacte scope stemmen we af op je onderzoeksvraag. Start via de offertepagina.
Samengevat: koop pas in als het dossier GO is. Dan levert een arbeidsdeskundig onderzoek sneller een bruikbaar, UWV-proof antwoord. Twijfel je? Vraag een offerte of plan een korte call.
Direct meer informatie?
