Een loonsanctie opgelegd krijgen door UWV is geen pretje voor een werkgever, maar zeker ook niet voor een werknemer. De kosten van een loonsanctie kunnen voor een werkgever oplopen tot wel 1 jaar extra loondoorbetaling. Voor een modaal inkomen komt dit neer op wel meer dan €60.000, – aan kosten. Vaak is deze loonsanctie niet verzekerd. Oftewel iets waar sommige bedrijven, met name MKB door failliet kunnen gaan. Voorkomen is altijd beter dan genezen, maar mocht je toch een loonsanctie van UWV ontvangen, dan kun je de onderstaande tips goed gebruiken.
Op basis waarvan legt UWV een loonsanctie op
Een loonsanctie legt UWV op als er niet genoeg re-integratie-inspanningen zijn verricht. Dit betekend volgens de beoordelingskaders dat er kansen zijn gemist in het begeleiden van werknemer bij de verzuimbegeleiding om werknemer te stimuleren en te motiveren voor arbeid. Voor je een bezwaar aantekent of een bekorting aanvraagt is het dus goed om te weten op basis waarvan een sanctie wordt opgelegd.
Hulp nodig bij bekorten?
Sanctiereden 1: Spoor 1 niet adequaat vormgegeven
Spoor 1, ook wel eigen, aangepast of ander werk bij de eigen werkgever dient grondig te worden onderzocht rond streek het eerste ziektejaar. Als iemand zijn eigen werk niet meer kan verrichten dient er te worden onderzocht of dit uitvoerbaar is met aanpassingen. Lukt dit niet, dan moet er gekeken worden of een gedeelte van de functie kan worden uitgevoerd in combinatie met andere taken vanuit de organisatie. Als ook dit niet mogelijk is, dient werkgever te kijken naar een volledige andere functie binnen organisatie. Dit onderzoek wordt meestal uitgevoerd door een arbeidsdeskundige.
Loonsanctie Groot zakelijk of MKB?
Voor MKB’ers en kleine werkgevers is aantonen van onmogelijkheden binnen organisatie vaak niet zo een probleem. Het is vaak heel duidelijk in welke mate er werkzaamheden aanwezig zijn binnen organisatie. Voor een groot zakelijke werkgever is dit een stuk lastiger. Met duizenden medewerkers, vele vacatures en losse werkzaamheden is onderzoek een stuk lastiger. Hoe toon je aan dat er geen mogelijkheden zijn of juist wel mogelijkheden? Door de complexiteit van dit onderzoek wordt dit vaak uitbesteed aan een arbeidsdeskundige.
Sanctiereden 2: Spoor 2 niet adequaat vormgegeven
Een spoor 2 traject is een re-integratietraject dat wordt ingezet om ander werk op de arbeidsmarkt te onderzoeken. UWV geeft een sanctie op het spoor 2 traject als dit niet adequaat is vormgegeven. Dit betekent dat er bijvoorbeeld bepaalde aspecten niet aanwezig zijn in rapportages of dat basiscomponenten van het traject niet zijn aangeboden aan een cliënt. Het komt bijvoorbeeld nogal eens voor dat een medewerker niet of nauwelijks heeft gesolliciteerd en een spoor 2 begeleider te veel mee is gegaan in het verhaal van werknemer. Een andere punt waar op moet worden gelet is een adequaat zoek- en persoonsprofiel. Het zoekprofiel bevat functies die een medewerker mogelijk zou kunnen uitvoeren. Het persoonsprofiel bevat informatie over de werknemer. Is het persoons- en/of zoekprofiel niet of niet adequaat opgesteld? Dan kan UWV op basis daarvan een sanctie opleggen.
Sanctiereden 3: Spoor 2 te laat of niet tijdig ingezet
De reden op basis waarvan UWV het meest frequent een sanctie toekent is het te laat inschakelen van spoor 2 of het niet tijdig inzetten van spoor 2. In principe dient een werkgever altijd een spoor 2 traject in te schakelen als een werknemer niet meer dan 100% hersteld binnen 1 jaar en 3 maanden arbeidsongeschiktheid. Als dat niet duidelijk is aangegeven door de bedrijfsarts dient een werkgever uiterlijk voor 1 jaar en 6 weken een spoor 2 traject in te schakelen. Ga je over deze 1 jaar en 6 weken heen, dat legt UWV een sanctie op.
Niet tijdig een spoor 2 inschakelen
Stel een spoor 2 traject kan niet worden ingezet voor 1 jaar en 6 weken, omdat iemand coma ligt. Deze persoon ontwaakt uit zijn coma en kan na 1 jaar en 10 weken verzuim weer arbeid verrichten. Het moment dat ‘belastbaarheid’ weer kan worden vastgelegd is bepalend voor het inzetten van het traject als er geen concrete herstelverwachting ligt. Een spoor 2 moet dan alsnog worden ingezet als volledig herstel nog niet kan worden aangegeven. Dit zijn vaak de meest complexe situaties voor werkgevers. Daarom adviseren wij in dit soort gevallen altijd een specialist in te schakelen, zodat alles goed wordt gerapporteerd en vastgelegd.
Sanctiereden 5: Werknemer niet gewaarschuwd bij herhaaldelijk niet meewerken
Als een medewerker niet meewerkt aan de re-integratie, bijvoorbeeld in spoor 2 of in spoor 1, dan dient de werkgever de werknemer te waarschuwen. Werkt een werknemer alsnog niet mee, dan moet een werkgever in sommige gevallen zelfs het loon opschorten. Doet een werkgever dit niet, dan worden er mogelijk re-integratiekansen gemist. Het doel van een opschorting is namelijk de medewerker te stimuleren om mee te werken. UWV zal dan ook, bij het niet opschorten van loon na niet meewerker, constateren dat kansen zijn gemist. UWV geeft dan aan dat werkgever loon had moeten opschorten om dit te voorkomen.
Loon opschorten is niet gemakkelijk
In veel gevallen werkt een werknemer niet moedwillig niet mee aan een re-integratieproces. Er kunnen allerlei factoren meespelen. Zo kan het zijn dat het laatste advies van de bedrijfsarts niet meer past bij hoe de medewerker zich op een bepaald moment voelt na het verslag. De werkgever gaat op het verslag af, maar misschien is er wel een terechte discrepantie met de realiteit. Het is in zo een geval het beste om een medewerker weer zo snel mogelijk naar de bedrijfsarts te sturen. Een loonopschorting opleggen zorgt namelijk in veel gevallen voor spanningen welke zich kunnen uitten in een arbeidsconflict. Als werkgever ben je dan veel verder van huis. Raadpleeg altijd een jurist voor je het loon opschort.
Sanctiereden 5: Bedrijfsarts geeft onterecht beperkingen aan
Je zou zeggen dat je de bedrijfsarts kan vertrouwen en zijn adviezen kunt opvolgen. Echter is de praktijk nogal wat weerbarstiger. De afgelopen jaren zijn er veel sancties opgelegd op het verkeerd vaststellen van een zogenaamde ‘GBM status’. GBM staat voor: ‘geen benutbare mogelijkheden’. Deze status ontziet de werknemer van het verrichten van re-integratie-inspanningen.
Wat is GBM?
De status betekend simpelweg dat je echt niks meer kunt doen op gebied van arbeid of oriëntatie op arbeid. Je moet bijvoorbeeld denken aan een opname in een psychiatrische inrichting, als iemand in coma ligt of iemand psychoses heeft. Helaas wordt in de praktijk nog wel eens een dergelijke status afgegeven voor iemand die zwaar beperkt is. Op het moment dat een bedrijfsarts GBM afgeeft, hoeft een medewerker niet mee te werken aan een spoor 2 traject. Blijkt bij de WIA-keuring dat dit onterecht was, dan is spoor 2 dus onterecht niet ingeschakeld. Oftewel.. er zijn re-integratiekansen gemist. UWV zal dan ook een sanctie opleggen.
Marginale mogelijkheden
Door de hoeveelheid sancties op het verkeerd stellen van GBM zie je wel steeds meer bedrijfsartsen i.p.v. GBM, marginale mogelijkheden stellen. Helaas wordt dit vaak niet goed begrepen door casemanagers en werkgevers. Vervolgens wordt een aanname gemaakt: ‘dan zal spoor 2 ook wel niet mogelijk zijn’. Het klopt dat er niet veel mogelijk is bij marginale mogelijkheden, maar als iemand nog mentaal in staat is om te communiceren kan er theoretisch een gesprek plaatsvinden met een spoor 2 begeleider. Het is dan ook mogelijk om mee te werken aan een spoor 2, al is het maar enkel oriëntatie op spoor 2.
Reden 6: Geen adequate medische begeleiding
Last but not least. Geen adequaat medische begeleiding aanbieden houdt in dat er geen adviezen zijn gegeven door de bedrijfsarts die wel hadden kunnen worden gegeven. Nu zou je zeggen, hoe kan dit? De eerste oorzaak kan zijn dat je geen bedrijfsarts inschakelt. Er liggen tussen geen adviezen op de plank om op te volgen. Een tweede oorzaak is een bedrijfsarts die een slecht advies heeft gegeven of geen advies heeft gegeven voor een behandeling.
Voorbeeld van niet adequaat medische begeleiding
Stel dat Jantje na 3 maanden arbeidsongeschiktheid aangeeft dat het mentaal niet heel goed met hem gaat. De casemanager denkt op basis van verhaal werknemer dat het wel mee zou vallen. Er wordt een afspraak ingepland voor over 4 maanden. Echter blijkt na 4 maanden dat Jantje een zware burn-out heeft. Zelf heeft hij niet veel gedaan aan het zoeken naar hulp. Naar eigen zeggen was hij daar niet toe in staat. De bedrijfsarts had hem eerder kunnen helpen door in een consult aan te geven waar hij hulp kon krijgen. Theoretisch heeft dus het niet tijdig inschakelen van de bedrijfsarts er dus voor gezorgd dat Jantje niet eerder hulp heeft gekregen. Met andere woorden, door geen tijdige of adequate medische begeleiding is er mogelijk een vertraging veroorzaakt van de re-integratie.
Hoe een sanctie bekorten
Een sanctie bekorten doe je door het tegenovergestelde te doen van wat je niet gedaan hebt.
Spoor 1 repareren
Spoor 1 repareren is vaak lastig. Je moet namelijk met terugwerkende kracht aantonen dat er wel of geen mogelijkheden waren in het verleden op basis van iemand zijn krachten- en bekwaamheden. Stel er wordt geconcludeerd op basis van een analyse dat er mogelijkheden waren binnen organisatie. Hoe ga je deze mogelijkheden dan met terugwerkende kracht benutten? De situatie van een medewerker kan in het heden namelijk wel totaal anders zijn. Repareren is dan ook alleen mogelijk als je kunt aantonen dat er geen kansen zijn gemist door het niet aanbieden van jobcarving, een andere functie binnen organisatie of het aanpassen van de eigen functie. In de praktijk zie je dan ook vaak dat dit niet lukt. Vaak wordt er een arbeidsdeskundige ingeschakeld om werkgevers daarbij te ondersteunen.
Spoor 2 repareren
Heb je bijvoorbeeld spoor 2 niet op tijd ingezet? Dan moet je de maanden of dagen die je het traject te laat hebt ingezet inhalen. Dus bij 3 maanden te late inzet, doe je dit alsnog. Is er geen adequaat zoekprofiel of persoonsprofiel opgesteld? Dan moet dit alsnog worden toegevoegd in de tweede spoor verslagen.
Alle andere gevallen
Bij alle andere reeds beschreven sanctiegronden zijn er kansen gemist in re-integratie door deze niet uit te voeren. Een sanctie bekorten kun je dus alleen doen door de periode waarin kansen zijn gemist in te halen. Bijvoorbeeld door alsnog medische begeleiding in te schakelen. Op deze manier haal je als het ware de verloren tijd in.
Bezwaar maken tegen een loonsanctie
Eigenlijk is een bezwaar aantekenen hetzelfde als een bekortingsverzoek indienen. Je geeft gronden aan op basis waarvan je het niet eens bent met de sanctie. Dit kan alleen als er door UWV echt fouten zijn gemaakt in de analyse. Bijvoorbeeld als je wel een spoor 2 hebt ingeschakeld, maar UWV geeft aan van niet. Je levert dan in het bezwaar je gronden plus extra bewijslast aan om dit aan te tonen. In sommige gevallen is UWV coulant. Bijvoorbeeld als er een persoonsprofiel ontbreekt in een spoor 2 rapport. UWV belt dan werkgever voor de sanctie wordt opgelegd en geeft de gelegenheid om dit alsnog aan te leveren. Doet werkgever dit op tijd, dan kan een sanctie nog worden voorkomen.
Hoe werkt een bekorting indienen of bezwaar maken?
Een bezwaar maken of bekorting indienen kan door een brief te sturen naar de afdeling die vermeld staat in de sanctie-beschikking. Deze afdeling staat meestal onderin de brief genoteerd. In de brief zet je de algemene gegevens van de medewerker, het loonheffingennummer, de gronden en een stukje achtergrond. Bij de brief voeg je een machtiging toe welke is ondertekend door de belangenbehartiger van de organisatie.
De gronden formuleren
De gronden formuleer je uiteraard zo objectief mogelijk. Om deze kracht bij te zetten kun je jurisprudentie (geschiedenis van rechtsuitspraken) gebruiken, bewijslast of gezond boerenverstand. Zeg dus niet alleen: ‘We zijn het niet eens met de sanctie, want we hebben wel een spoor 2 traject ingezet’. Helaas zien we dit vaak in de praktijk gebeuren, waardoor bezwaren en bekortingen worden afgewezen. Heb je hulp nodig met het formuleren van bezwaargronden? Neem dan contact op voor meer informatie. Onze specialisten hebben al duizenden zaken behandeld en weten op basis van kennis en ervaring wat wel en niet werkt.
Advies om sancties te voorkomen
Sancties voorkomen is altijd beter dan genezen. Dit kan alleen met goede experts zoals geregistreerde arbeidsdeskundigen, goede bedrijfsartsen en ervaren tweede spoor begeleiders. Investeer je niet in de goede partijen dan is goedkoop vaak duurkoop (een loonsanctie). Ook is het verstandig om een goed taakmanagement systeem aan te schaffen. Op deze manier blijf je op de hoogte van termijnen en schakel je niet te laat een spoor 2 traject in. Bovenal kunnen we je meegeven dat boerenverstand gebruiken het belangrijkste is. Het Nederlandse systeem omtrent sociale zekerheid is er op gericht om inkomen van een werknemer zo goed mogelijk te behouden. Daarvoor dient een medewerker dan ook optimaal te worden ondersteunt. Doe je dit niet? Dan is het risico een loonsanctie.
Meer over ons? Neem contact op.
