Loonsanctie voorkomen: checklist voor werkgevers per week

Kort antwoord: je verkleint de kans op een loonsanctie door de Wet verbetering poortwachter stap voor stap te volgen, elke keuze in het re-integratiedossier te onderbouwen en op tijd een arbeidsdeskundige en spoor 2 in te zetten. UWV toetst bij de WIA-aanvraag alleen wat op papier staat. Wat er niet in staat, heb je volgens UWV niet gedaan. Een garantie bestaat niet, maar met een sluitend dossier staat je sterk.

Een loonsanctie is een verlenging van de loondoorbetaling bij ziekte die UWV oplegt als de werkgever te weinig aan re-integratie heeft gedaan. De verlenging duurt maximaal 52 weken (artikel 25 lid 9 Wet WIA). In dit artikel lees je waar het vaak misgaat, wat je per week moet regelen en hoe je jouw dossier zelf kunt toetsen. Heb je al een sanctie? Lees dan loonsanctie bekorten en bezwaar maken.

Hoe vaak legt UWV een loonsanctie op?

In 2025 beoordeelde UWV 44.139 re-integratieverslagen en legde het 1.825 inhoudelijke loonsancties op. Dat is ruim 4%. In 2024 ging het om 2.197 sancties op 48.534 verslagen, ongeveer 4,5% (UWV, Kwantitatieve informatie 2025). Dat lijkt weinig, maar voor de werkgever die het treft gaat het al snel om tienduizenden euro’s: een jaar extra loon van minimaal 70% (artikel 7:629 BW), plus de kosten om de re-integratie alsnog te herstellen.

Rekenvoorbeeld: verdient je werknemer € 40.000 bruto per jaar, dan kost een sanctie van 52 weken bij 70% loondoorbetaling al € 28.000, zonder werkgeverslasten en zonder aanvulling uit de cao. Daar komen de kosten bij van een vervanger en van het alsnog inzetten van spoor 2 of een onderzoek. Een loonsanctie is ook vaak niet verzekerd, zeker niet als je van het arbo-advies bent afgeweken. Voor een mkb-bedrijf kan één sanctie zo meer kosten dan een jaar lang alle verzuimbegeleiding bij elkaar.

Wil je weten wat langdurig verzuim jouw organisatie kost, inclusief een mogelijke sanctie? Reken het uit met de verzuimcalculator.

Waar gaat het meestal mis?

Uit een eerdere UWV-analyse van de toetsing van re-integratieverslagen blijkt dat het tweede spoor verantwoordelijk was voor 26% van de loonsancties, en geen, onvoldoende of te late re-integratie voor 24% (UWV, Toetsing van het re-integratieverslag, 2018). In de praktijk zien wij vooral deze vijf oorzaken:

1. Spoor 2 te laat. Is terugkeer in eigen of ander werk bij jou niet reëel, dan verwacht UWV dat spoor 2 uiterlijk rond 1 jaar en 6 weken loopt. Ligt die conclusie eerder voor de hand, dan ook eerder.
2. Geen onderbouwde weging van spoor 1. Je zegt dat er geen passend werk is, maar niemand heeft het onderzocht. Een arbeidsdeskundig onderzoek is daarvoor in de praktijk het gangbare bewijsstuk.
3. Verouderde belastbaarheid. De bedrijfsarts heeft maanden geleden een FML gemaakt, terwijl de situatie veranderd is.
4. Adviezen niet opgevolgd. De bedrijfsarts of arbeidsdeskundige adviseert iets, maar in het dossier staat niet dat je het hebt gedaan, of waarom niet.
5. Afspraken niet vastgelegd. Gesprekken, aangeboden werk en weigeringen staan niet schriftelijk in het plan van aanpak of de bijstellingen.

Checklist per week: zo bouw je een sterk dossier

De Wet verbetering poortwachter en de Werkwijzer Poortwachter van UWV geven de vaste momenten. Wil je alle data automatisch berekend? Vul de eerste ziektedag in bij de Poortwachter-tijdlijn.

Week 6: probleemanalyse

• De bedrijfsarts maakt uiterlijk in week 6 een probleemanalyse met beperkingen, mogelijkheden en prognose.
• Check of er een advies over interventies in staat, zoals fysiotherapie, coaching of een vroeg arbeidsdeskundig onderzoek. Zet die in of leg vast waarom niet.
• Staat er “geen benutbare mogelijkheden”? Vraag dan op welke medische informatie dat is gebaseerd.

Week 8: plan van aanpak

• Stel samen met je werknemer uiterlijk in week 8 het plan van aanpak op en laat het door beiden ondertekenen.
• Wijs een casemanager aan en leg concrete acties met data vast.
• Plan minimaal eens per zes weken een evaluatie en maak na elke wijziging een bijstelling.

Week 42: ziekmelding bij UWV

• Meld je werknemer uiterlijk in week 42 ziek bij UWV. Te laat melden levert een eigen boete op: de loondoorbetaling wordt verlengd met de periode dat je te laat bent.
• Vraag de bedrijfsarts om een actuele belastbaarheid (FML of IZP) als voorbereiding op de eerstejaarsevaluatie.
• Twijfel je of eigen of ander werk nog kan? Vraag nu een arbeidsdeskundig onderzoek aan, zodat het rapport klaar is vóór week 52.

Week 52: eerstejaarsevaluatie

• Bespreek met je werknemer wat er in het eerste jaar is gebeurd en wat het re-integratiedoel voor het tweede jaar is.
• Gebruik de uitkomst van het arbeidsdeskundig onderzoek: past eigen werk (spoor 1a), ander werk bij jou (spoor 1b) of is spoor 2 nodig?
• Is spoor 2 nodig, start het dan direct en uiterlijk rond week 58. Leg het in een bijstelling van het plan van aanpak vast.

Week 87: re-integratieverslag en WIA-aanvraag

• Rond week 87 krijgt je werknemer van UWV de informatie over de WIA-aanvraag. Die moet uiterlijk in week 93 binnen zijn.
• Maak het re-integratieverslag compleet: probleemanalyse, plan van aanpak met alle bijstellingen, eerstejaarsevaluatie, actueel oordeel van de bedrijfsarts, het arbeidsdeskundig rapport en de spoor 2-rapportages.
• Controleer of elk advies is opgevolgd of dat je hebt vastgelegd waarom niet. Twijfel je? Laat het dossier vóór indiening toetsen.

Een handige lijst om naast je dossier te leggen? Download de checklist Dossier op orde.

Wat als je werknemer niet meewerkt?

Ook dan blijft het jouw taak om te laten zien dat je alles hebt geprobeerd. Nodig schriftelijk uit, waarschuw schriftelijk en wijs op de gevolgen voor het loon. Blijft het mis, overweeg dan loon op te schorten of stop te zetten (artikel 7:629 BW) en vraag een deskundigenoordeel bij UWV aan. Zo heb je een onafhankelijk oordeel in je dossier. Meer daarover lees je in tweede spoor of arbeidsdeskundig onderzoek weigeren.

Waarom vroeg inzetten loont

Uit onderzoek van Impact Centre Erasmus in opdracht van het Arbeidsdeskundig Kennis Centrum blijkt dat werknemers die vroeg arbeidsdeskundige ondersteuning kregen gemiddeld 43 dagen minder verzuimden dan de controlegroep. Ook maakte een veel kleiner deel de volledige twee jaar vol: 4,8% tegenover 11,2% (AKC, Cahier 32, 2024). Het ging om één studie bij sociaal-emotionele klachten, dus de cijfers zijn een indicatie. De richting is wel duidelijk: wie eerder weet wat er kan, heeft meer tijd om het goed te doen.

Hoe Matchvermogen je helpt

Wij kijken als arbeidsdeskundigen vanuit het perspectief van de UWV-toets naar je dossier. Is een onderzoek nodig, dan zeggen we dat; is het niet nodig, dan hoor je dat ook. We stemmen de aanpak af op de casus en je organisatie. Begin met de loonsanctie-risicoscan: tien vragen, en je ziet direct waar je dossier rood, oranje of groen staat. Wil je meteen een onderzoek aanvragen? Vraag een offerte aan.

Veelgestelde vragen

Kun je een loonsanctie altijd voorkomen?

Nee. UWV beoordeelt per dossier of de inspanningen voldoende waren, en daar zit altijd een oordeel in. Je kunt het risico wel flink verkleinen door de vaste stappen te volgen, keuzes te onderbouwen en adviezen aantoonbaar op te volgen.

Is een arbeidsdeskundig onderzoek verplicht om een sanctie te voorkomen?

De wet noemt het niet letterlijk. UWV verwacht wel een deugdelijke weging van spoor 1 en spoor 2. Alleen als de bedrijfsarts onderbouwd vaststelt dat er geen benutbare mogelijkheden zijn, kan het onderzoek achterwege blijven. In andere gevallen is het rapport in de praktijk het stuk waarmee je die weging aantoont.

Helpt een Poortwachtergarantie van mijn verzekeraar?

Soms. Veel garanties gelden alleen als je alle adviezen van de arbodienst hebt opgevolgd. Lees de voorwaarden goed, want bij afwijken kan de dekking vervallen en betaal je een sanctie zelf.

Wat als ik een fout ontdek vlak voor de WIA-aanvraag?

Herstel wat nog kan en leg uit wat je hebt gedaan. Je kunt ook vrijwillig uitstel van de WIA-aanvraag afspreken met je werknemer, zodat je de re-integratie alsnog kunt verbeteren. Je blijft dan wel langer loon doorbetalen.

Hoe lang duurt een loonsanctie?

Maximaal 52 weken. Herstel je de tekortkoming eerder, dan kun je UWV vragen de sanctie te bekorten.

Check je dossier in 3 minuten

Weet je niet zeker of jouw dossier de UWV-toets doorstaat? Doe de risicoscan en krijg concrete actiepunten.

Direct meer informatie?

Niels, Medisch arbeidsdeskundige