Start met verzuimreductie met ons verzuimprotocol voorbeeld
Een verzuimprotocol kan per werkgever verschillen. Althans, dat zou eigenlijk zo moeten zijn. Ieder bedrijf is anders en daardoor ook de processen binnen een bedrijf. Met ons verzuimprotocol voorbeeld kunt u starten met het maken van een compliment verzuimprotocol.
Wat is een verzuimprotocol eigenlijk? Een verzuimprotocol is een beleidsstuk waar alles in staat over hoe een werknemer zich kan ziek melden, wat de procedures zijn rondom ziekteverzuim en hoe de werkgever en werknemer handelen bij verzuim. Wat veel mensen niet weten is dat een ex-werknemer die Ziektewet of WGA instroomt ook nog te maken krijgt met een verzuimprotocol. Bijvoorbeeld als (ex-)werkgever eigenrisicodrager is voor de WGA. In dit artikel leest u meer over wanneer een protocol moet worden ingezet, waar deze worden gebruikt en krijgt u tips over wat een goed verzuimprotocol is.
Wat moet er in een verzuimprotocol staan?
Een protocol over verzuim moet in ieder geval een aantal onderdelen bevatten. Het missen van de basisonderdelen zorgt vaak voor verwarring tijdens het re-integratieproces. Het is logisch de onderdelen in chronologische volgorde op te nemen. Als werkgever is het slim om zaken op te nemen die de re-integratie kunnen verstoren in de algemene secties. Neem dan ook zo veel mogelijk zaken op, zoals: buitenland bezoeken, procedures bij conflicten en hoe er wordt samengewerkt met de arbodienst. Op deze manier wordt er duidelijkheid gecreëerd voor de werkgever, zowel als de werknemer.
Verzuimprotocol verplicht?
Een verzuimprotocol is niet verplicht. Echter dienen werkgevers in een RI&E wel bepaalde risico’s af te dekken op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Een kleine aanpassing van een protocol over verzuim kan dan ook dienen om compliant te zijn aan RI&E voorwaarden. Ook is een beschrijving van het verzuimproces noodzakelijk voor bepaalde ISO-keuringen. Al met al is het verstandig om een protocol over verzuim in huis te hebben.
Verzuimprotocol Wet Verbetering Poortwachter
De Wet Verbetering Poortwachter is de wet waar werkgevers en werknemers zich aan moeten houden. Er zijn een aantal basisverplichtingen die gemakkelijk kunnen worden opgenomen in een protocol. Als dit duidelijk wordt gestuurd naar de werknemer bij zijn ziekmelding, dan is het proces gelijk duidelijk voor de werknemer. Ook kan het een handvat zijn en een stok achter de deur voor de werkgever. Hieronder hebben we de basiselementen opgesomd die in ieder geval moeten terugkomen in het protocol.
Verzuimprotocol onderdelen
Ziek melden
Verzuim start met een ziekmelding. Geef dan ook aan in het protocol hoe de werknemer zich ziek moet melden en binnen welke termijn. Bijvoorbeeld: werknemer meld zich ziek voor 09:00 bij leidinggevende. Neem naast de ziekmelding ook op waar en hoe de ziekmelding wordt geregistreerd.
Evaluatiemomenten werkgever en werknemer
Geef bij evaluatiemomenten duidelijk aan wat de duur en frequentie is. Dat is belangrijk om verwachtingen van werkgever en werknemer goed op elkaar af te stemmen. Naast de mate en duur is het handig om aan te geven wie met de werknemer evalueert over de re-integratie.
Probleemanalyse
De probleemanalyse is een document dat door de bedrijfsarts wordt opgesteld maximaal in week 6 van het verzuim. In het protocol kan worden beschreven welke arbodienst de probleemanalyse opstelt, wat werknemer moet meenemen naar het spreekuur en wat voor vragen er kunnen worden gesteld.
Evaluatiemomenten bedrijfsarts
Na de probleemanalyse wordt een werknemer tijdens het gehele poortwachtersproces gemonitord door de bedrijfsarts. Net als bij de evaluatiemomenten tussen werkgever en werknemer is het handig om een indicatie aan te geven over de frequentie van spreekuren. Meestal wordt daarvoor 1 keer per 6 weken aangehouden.
Plan van aanpak
In het plan van aanpak worden afspraken gemaakt over de re-integratie tussen werkgever en werknemer. Bijvoorbeeld over opbouw van uren, aangepaste werkzaamheden en eventuele opbouw bij een andere werkgever.
42e weekmelding
Op de 42e week meldt werkgever werknemer bij UWV. In deze sectie kan er worden gekozen om extra toelichting te geven over het doel van de 42e weekmelding. Bijvoorbeeld dat UWV door de melding op de hoogte wordt gesteld dat er WGA-instroom gaat plaatsvinden.
Actueel oordeel bedrijfsarts
Het actueel oordeel is het laatste bedrijfsartsen verslag dat wordt opgesteld voor de WIA aanvraag. In het actueel oordeel wordt een terugblik uiteengezet door de bedrijfsarts. Het verloop van de re-integratie wordt beschreven en er wordt een laatste advies gegeven.
WIA aanvraag
De WIA aanvraag is een belangrijk moment waar vaak veel zaken mis gaan. Daarom is dit punt goed om te beschrijven in een protocol voer verzuim. Voor de WIA aanvraag dient werknemer het re-integratieverslag aan te leveren bij UWV. Dit betreft alle medische, zowel als niet medische stukken die van invloed zijn op de re-integratie. Werkgever kan er voor kiezen om het werkgeversgedeelte zelf aan te leveren. Bijvoorbeeld de tussentijdse evaluaties, het plan van aanpak en de eerstejaarsevaluatie.
Algemene zaken
Interventies
In het verzuimprotocol kan worden genoteerd welke interventies er worden ingezet en hoe dit wordt gedaan. Op deze manier kan een casebegeleider direct schakelen met de juiste partij. Als het protocol ook inzichtelijk is voor de werknemer, wat wel aan te raden is, dan weet werknemer ook welke partijen mogelijk begeleiding gaan aanbieden.
Voorbeelden van interventies
- Arbeidsdeskundig onderzoek
- Tweede spoor traject
- Bezwaar en beroep
- Mediation
- Bedrijfsmaatschappelijk werker
- Expertise onderzoeken
Arbeidsconflict
Een arbeidsconflict is een vervelende situatie tijdens ziekteverzuim. Vaak kan er niet duidelijk worden achterhaald wat precies de problematiek is. Is werknemer ziek of is er sprake van het vermijden van werk door het conflict? In dit soort gevallen wordt er door de bedrijfsarts gehandeld via de STECR richtlijn. Er dient een onafhankelijke bemiddelaar in gesprek te gaan met de betrokkenen.
Ontslagprocedure
Wat is het beleid over ontslag? Door duidelijk uiteen te schetsen wat het beleid is rondom ontslag kan er geen verwarring ontstaan. Beschrijf bijvoorbeeld in het protocol over verzuim hoe deze procedure verloopt. Word een ontslag altijd aangevraagd bij UWV? Of verloopt dit via een verzuimprotocol?
Contact met arbodienst
Hoe is het contact met de arbodienst geregeld? Is het casemangement uitbesteed? Zo ja, aan welke partij? Naast het beantwoorden van deze vragen is het handig om aan te geven hoe vaak de werknemer contact heeft met de arbodienst.
Open spreekuur
Het doel van het open spreekuur is om klachten en verzuim bij de werknemers te voorkomen. Het is dus onderdeel van het preventiebeleid. De bedrijfsarts heeft verder vrij toegang tot de werkplek om zo het bedrijf beter te leren kennen. Dit geeft de bedrijfsarts goed inzicht in de arbeidsomstandigheden en de belasting in het werk. Beschrijf hoe de werknemer zich kan inschrijven voor het open spreekuur.
Medisch onderzoek
Als er medisch onderzoek noodzakelijk is, dan dient een werknemer op de hoogte gesteld te worden wat dit precies inhoudt. Dat kan bijvoorbeeld worden vastgelegd in een protocol over verzuim. Beschrijf in het kopje medisch onderzoek met name wie het onderzoek uitvoert en wat er mag/kan worden onderzocht.
Buitenland bezoek
Een grote frustratie van werkgevers is een vakantie die wordt ingepland door de werknemer tijdens het ziekteverzuim. In principe is het niet mogelijk om gegrond bezwaar aan te tekenen als werkgever tegen een vakantieperiode. Om onbegrip en frustratie te voorkomen is het dan ook goed om iets in het protocol over verzuim op te nemen over buitenland bezoeken. Neem bijvoorbeeld op dat een werknemer een buitenland bezoek of vakantie een maand van tevoren moet aangeven. Op deze manier kunnen bedrijfsarts verslagen om de vakantie heen worden gepland.
Bezwaren en klachten
Bij wat grotere organisaties is het belangrijk dat werknemers een klacht kunnen indienen over de arbodienst, het verzuimbeleid of hun casemanager. Vaak wordt een klachtenprocedure opgetuigd als het zich voordoet. Dit zorgt voor onnodig veel werk en inhuur van dure specialisten. Heeft u een arbodienst met een casemanager? Laat de arbodienst de klachtenprocedure inregelen. Dit is vaak een service die zij vanuit het basiscontract dienen te verlenen.
Sancties
Wat gebeurt er als er een sanctie wordt opgelegd door UWV? Gaat de werkgever standaard in bezwaar tegen de sanctie? Dit kan soms voor wat verontwaardiging zorgen bij werknemers. De werkgever heeft namelijk vaak in hun ogen, en die van UWV, zich niet genoeg ingespannen om de re-integratie goed vorm te geven. Om dit te voorkomen, kun je een bezwaar vastleggen in het verzuimprotocol. Als er een sanctie wordt opgelegd kan u verwijzen naar het protocol. Daar staat dan in dat er een bezwaar dient te worden uitgevoerd. Daardoor wordt het minder persoonlijk voor een werknemer. Er is dan vaak begrip dat het een procedure is, die een leidinggevende of case begeleider moet volgen.
Privacy en vastleggen van gegevens
De laatste, maar zeker niet de onbelangrijkste. Legt u al vast in het protocol hoe de gegevens van uw werknemer worden vastgelegd? Welk systeem wordt er gebruikt? Welke data wordt door uw organisatie vastgelegd? Waarom is de methode die wordt gebruikt passend? Door dit soort zaken vast te leggen voorkomt u discussies met een werknemer. Bijvoorbeeld over het delen van gegevens met interventie partijen (arbeidsdeskundige of re-integratiebegeleider). Door vooraf duidelijk te zijn over hoe zaken worden geadministreerd voorkomt u vertraging.
Verzuimprotocol voorbeeld op maat?
Op zoek naar een verzuimprotocol voorbeeld specifiek voor uw bedrijf? Wij helpen u graag verder. Onze arbeidsdeskundigen en verzuimspecialisten kunnen op maat een voorbeeld voor u genereren. Neem gerust contact op voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek.
Meer over ons? Neem contact op.
